Un même travail laisse derrière lui cinq ou six fichiers du client, deux épreuves, un BAT corrigé puis signé, un gabarit de découpe et parfois les plaques archivées. Au retirage, un an plus tard, la question est toujours la même : lequel a été imprimé ? Le gestionnaire documentaire tient la règle de nommage, sait quelle version fait foi et garde à l'écart les documents qu'un client confie avant leur publication.

Ce qu'il fait chaque jour chez vous

Marquer la version réellement impriméePour chaque travail clos, il désigne comme référence le PDF/X-4 qui a servi au tirage, celui que couvre le BAT signé, et range à part les versions intermédiaires pour qu'aucune ne revienne en machine par erreur.
Faire respecter le nommage des fichiers de prépresseNuméro de travail, client, version, état (reçu, contrôlé, imposé) : il applique la même règle dans les dossiers partagés et signale les fichiers nommés « final2 » ou « ok-def » qui échappent au repérage.
Classer le rapport de preflight avec son fichierLe rapport de contrôle du PDF reçu est rangé à côté du fichier qu'il décrit, pour qu'en cas de litige on montre ce qui avait été signalé au client, et à quelle date.
Archiver gabarits et schémas d'impositionFormes de découpe, gabarits d'enveloppes et schémas d'imposition des travaux récurrents sont conservés avec leur version, pour qu'un retirage reprenne exactement la même mise en feuille.
Restreindre l'accès aux fichiers non publiésRapport annuel avant diffusion, documents d'une campagne pas encore annoncée : il vérifie que seuls le prépresse et le commercial du dossier y ont accès et signale tout partage plus large.
Proposer la purge des fichiers clients dormantsSelon la durée de conservation fixée par l'imprimerie, il dresse la liste des fichiers de travaux non renouvelés depuis longtemps et la soumet au responsable, qui décide de ce qui part et de ce qui reste.

Sur le terrain

Le retirage d'un guide touristique

L'office de tourisme commande le retirage de son guide avec deux pages modifiées. Le prépresse trouve trois dossiers à son nom et quatre PDF marqués final. Grâce au marquage tenu par le gestionnaire, le fichier imprimé l'an passé est identifié en une minute, avec son BAT signé et son schéma d'imposition ; seules les deux pages nouvelles repassent au contrôle avant l'épreuve.

Une affiche corrigée en douce

Le matin du tirage, l'agence dépose dans le dossier partagé une nouvelle version de son affiche, sans prévenir personne. Le gestionnaire voit deux fichiers pour le même travail, dont un plus récent que la signature. Il isole le doublon, prévient le prépresse et le commercial par courriel : le bon à tirer signé fait foi, et toute nouvelle version appelle une nouvelle épreuve et une nouvelle signature.

Les mots qu'il emploie chaque jour

BAT: Le bon à tirer : l'épreuve que le client signe et qui arrête tout, texte comme couleur, avant lancement machine.
Imposition: Le placement des pages sur la feuille pour que le pliage les remette dans l'ordre ; une erreur ici ruine le tirage.
PDF/X-4: La norme de PDF d'impression qui garde transparences et calques et gère la couleur par profils ICC ; PDF/X-1a, plus ancienne, aplatit tout en CMJN.
Preflight: Le contrôle avant vol d'un PDF (PitStop, pdfToolbox) : fonds perdus, polices, résolution, couleurs et encrage, avec un rapport pour le client.

Son métier de départ : Gestionnaire documentaire. Toute l'activité : Imprimerie offset et numérique.