Les frais d'une imprimerie ne sont pas seulement ceux des commerciaux sur la route. Il y a le conducteur qui part une semaine se former chez le constructeur de la nouvelle presse, le chef d'atelier qui achète un soir une pièce ou un produit pour ne pas arrêter une machine, le déplacement sur un salon des arts graphiques à l'étranger. Le gestionnaire vérifie justificatifs et règles, sans jugement, et sépare la TVA récupérable du reste.

Ce qu'il fait chaque jour chez vous

Confronter les trajets aux visites clientsPour chaque note d'un commercial, il vérifie que les trajets correspondent aux rendez-vous et aux remises de BAT en main propre inscrits à l'agenda, et signale les kilomètres sans motif.
Contrôler les frais d'une formation constructeurHôtel, repas et transport d'un conducteur formé sur une presse ou un CTP : il compare à ce que l'entreprise a accepté et vérifie ce que le constructeur prenait déjà en charge.
Traiter les achats de dépannage de l'atelierUn achat fait en urgence pour ne pas interrompre un calage (pièce, film, produit de lavage) arrive avec un ticket : il vérifie qu'il est au nom de l'entreprise et le rattache à la machine concernée.
Isoler la TVA payée à l'étrangerSur un salon professionnel hors de France, il sépare la TVA étrangère, qui ne se récupère pas par la déclaration habituelle, et la signale au comptable pour la démarche adaptée.
Retourner la ligne qui sort de la règleRepas au-dessus du plafond, ticket de carte sans facture, hôtel sans nom : il renvoie au salarié la seule ligne concernée avec la règle applicable, sans commentaire sur la personne.
Empêcher un double remboursementUn dépannage payé avec la carte de l'entreprise puis présenté en note de frais : il compare avec le relevé de la carte avant de transmettre quoi que ce soit au remboursement.

Sur le terrain

Une semaine chez le constructeur

Un conducteur revient d'une semaine de formation chez le constructeur avec une note d'hôtel, de repas et de train. Le gestionnaire voit que la convention de formation faisait prendre en charge les déjeuners par le constructeur : deux repas ont donc déjà été payés. Il renvoie ces deux lignes au conducteur avec l'extrait de la convention et valide le reste pour le remboursement.

Un produit de lavage acheté un samedi soir

Pendant une nuit de production, le chef d'atelier achète en urgence un produit de lavage des blanchets chez un fournisseur ouvert le samedi, avec sa carte personnelle. Le ticket n'est pas au nom de l'entreprise. Le gestionnaire demande la facture au fournisseur par courriel, la rattache à la presse concernée et transmet la note au remboursement dès réception de la pièce.

Les mots qu'il emploie chaque jour

BAT: Le bon à tirer : l'épreuve que le client signe et qui arrête tout, texte comme couleur, avant lancement machine.
Calage: Le réglage de la machine avant tirage, qui consomme du papier et du temps ; il se facture, tirage court ou long.
CTP: Computer to Plate : la gravure directe des plaques offset depuis le flux, avec la courbe de linéarisation et celle du papier choisies à chaque travail.

Son métier de départ : Gestionnaire de notes de frais. Toute l'activité : Imprimerie offset et numérique.