Un imprimeur facture tantôt l'agence, tantôt l'annonceur final, parfois les deux sur un même dossier : l'agence pour la création, le client pour l'impression. Les éditeurs ont des conditions propres, les associations versent des acomptes, les grands comptes exigent une référence de commande sur chaque facture. Le gestionnaire de comptes clients garde ces règles à jour dans le compte de chacun, pour que la facture parte au bon endroit la première fois.

Ce qu'il fait chaque jour chez vous

Fixer qui est le payeur de chaque dossierÀ l'ouverture d'un dossier passé par une agence, il vérifie dans le MIS si le payeur est l'agence ou l'annonceur, et réclame l'accord écrit quand ce n'est pas clair.
Imputer les acomptes au bon travailIl rattache chaque acompte reçu au devis qu'il couvre, et non au compte en général, pour que le solde dû sur un catalogue se lise sans calcul.
Garder les références de commande exigéesPour les clients qui refusent une facture sans leur numéro de commande, il note l'exigence dans la fiche client et vérifie sa présence avant l'envoi.
Répondre aux contestations de soldeQuand un client conteste un solde, il rassemble la facture, le BAT signé, le bon de livraison et les courriels d'accord sur les suppléments de façonnage, et rédige la réponse.
Envoyer les relevés de compte aux éditeursIl adresse aux éditeurs, qui suivent leurs travaux par ouvrage, des relevés groupés par titre plutôt que par date, pour qu'ils les rapprochent facilement.
Signaler les comptes à surveillerIl signale au responsable financier les clients dont l'encours monte en même temps que les commandes de fin d'année, avant que le prochain gros travail ne parte.

Sur le terrain

Une facture adressée à la mauvaise société

Une agence conteste une facture d'impression : selon elle, c'est son client qui paie l'impression. Le gestionnaire retrouve le devis signé par l'agence, sans mention du payeur final. Il rédige une réponse factuelle, propose de refaire la facture au nom de l'annonceur si l'agence transmet son accord écrit, et ajoute la question du payeur à la liste des vérifications faites avant chaque devis.

Un acompte resté en compte d'attente

Une association a versé un acompte pour son bulletin annuel, enregistré sans référence. Trois mois après, elle reçoit une relance pour le solde complet. Le gestionnaire retrouve le virement, l'impute au devis concerné, envoie au client un relevé corrigé avec ses excuses, et vérifie qu'aucun autre acompte n'attend de la même façon dans le compte d'attente.

Les mots qu'il emploie chaque jour

BAT: Le bon à tirer : l'épreuve que le client signe et qui arrête tout, texte comme couleur, avant lancement machine.
MIS: Le logiciel de gestion de l'imprimerie (Masterprint, Cadratin, GamSys…) : il chiffre le devis, lance l'ordre de fabrication et crée le premier JDF.
Façonnage: Tout ce qui suit l'impression : coupe, pliage, rainage, piqûre, dos carré collé ; souvent le vrai délai du travail.

Son métier de départ : Gestionnaire de comptes clients. Toute l'activité : Imprimerie offset et numérique.