Chez un imprimeur, une erreur de facturation naît souvent à l'atelier : un supplément de pelliculage ajouté oralement, un tirage livré au-delà de la tolérance sans qu'elle ait été annoncée, une correction d'auteur après BAT jamais saisie. Le contrôleur tire des échantillons dans les dossiers fermés et refait le chemin, du devis à la facture, en passant par la fiche de travail et le bon de livraison. Ce qui ne colle pas devient un écart suivi, pas une remarque oubliée.

Ce qu'il fait chaque jour chez vous

Refaire le chemin devis, fiche de travail, factureSur chaque dossier tiré au sort, il compare les caractéristiques du devis à la fiche de travail et à la facture : format, grammage, encres, façonnage et quantité doivent rester les mêmes ou être justifiés.
Contrôler les quantités facturées contre le bon de livraisonIl vérifie que la facture porte la quantité livrée et que l'écart de tirage appliqué avait bien été annoncé au devis, faute de quoi le client contestera à raison.
Vérifier la présence du BAT signé dans le dossierPour chaque travail facturé, il cherche le bon à tirer signé et daté ; un dossier lancé sans lui est consigné comme écart, même si le client n'a rien réclamé.
Tester les changements de prix dans le MISIl contrôle que les grilles de prix papier mises à jour dans le MIS ont été validées par une personne habilitée et appliquées à partir de la bonne date.
Suivre les corrections décidéesIl tient la liste des anomalies relevées, la personne chargée de chacune et la date prévue, et relance par courriel quand l'échéance passe sans correction.
Mesurer la fréquence des écarts par atelierIl calcule chaque mois la part des dossiers contrôlés qui présentent une anomalie, en distinguant prépresse, impression, façonnage et facturation.

Sur le terrain

Un pelliculage jamais facturé

Sur vingt dossiers tirés en juin, le contrôleur en trouve trois où la fiche de travail indique un pelliculage mat que ni le devis ni la facture ne mentionnent. Le commercial l'avait accepté au comptoir pour rendre service. Il consigne l'écart, chiffre ce que cela représente sur le trimestre et propose une règle simple : aucun supplément ne passe en atelier sans avenant au devis dans le MIS.

Un BAT introuvable avant un litige

Un client conteste une teinte sur des étiquettes et refuse de payer. Le contrôleur ouvre le dossier et constate que le BAT signé n'y est pas, seul un courriel « c'est bon pour nous » s'y trouve. Il remonte l'écart à la direction, prépare la chronologie des échanges pour la discussion avec le client et ajoute ce point au plan de contrôle des mois suivants.

Les mots qu'il emploie chaque jour

BAT: Le bon à tirer : l'épreuve que le client signe et qui arrête tout, texte comme couleur, avant lancement machine.
MIS: Le logiciel de gestion de l'imprimerie (Masterprint, Cadratin, GamSys…) : il chiffre le devis, lance l'ordre de fabrication et crée le premier JDF.
Façonnage: Tout ce qui suit l'impression : coupe, pliage, rainage, piqûre, dos carré collé ; souvent le vrai délai du travail.
Grammage: Le poids du papier au mètre carré, qui décide du rendu, du pliage, du port et d'une partie du prix.

Son métier de départ : Contrôleur comptable. Toute l'activité : Imprimerie offset et numérique.