Les commerciaux d'une imprimerie donnent aux clients une liasse de documents : guide de préparation des fichiers, fiches de papiers disponibles, catalogue des façonnages, conditions générales de vente, références clients. Chaque version périmée crée un problème : un guide qui demande encore du PDF/X-1a quand le flux attend du PDF/X-4, un papier retiré du catalogue du papetier, une conditions générales sans la tolérance de quantité. L'assistant documentation commerciale tient ces documents, les met à jour et retire les anciens.

Ce qu'il fait chaque jour chez vous

Publier une seule version de chaque documentIl tient la liste des documents commerciaux, guide fichiers, fiches papiers, catalogue des façonnages, conditions générales, avec la version actuelle de chacun et sa date.
Supprimer les anciennes versions des dossiers partagésQuand un document change, il retire l'ancienne version des espaces partagés et prévient les commerciaux qu'elle ne doit plus partir chez un client.
Mettre à jour le guide de préparation des fichiersIl met à jour avec le prépresse le guide remis aux clients : fonds perdus attendus, PDF/X-4 conseillé, profil couleur, résolution, et les contrôles preflight qui bloqueront un fichier.
Suivre les papiers retirés par les fournisseursIl vérifie avec les achats que chaque grammage et papier présenté dans la documentation est encore disponible, et retire ceux que le papetier ne livre plus.
S'assurer que les références clients sont autoriséesAvant de citer un client ou de montrer un de ses travaux dans une plaquette, il vérifie qu'une autorisation écrite existe, et retire la référence sinon.
Faire relire par le service concernéToute fiche technique est relue par le prépresse ou l'atelier, et toute condition générale par la direction ou le juriste, avant d'être diffusée.

Sur le terrain

Un guide fichiers resté en PDF/X-1a

Le prépresse se plaint de fichiers aplatis qui perdent leurs transparences. L'assistant constate que le guide remis aux clients recommande toujours l'ancienne norme. Il rédige une nouvelle version qui conseille le PDF/X-4, la fait relire par le prépresse, la publie et retire l'ancienne de la plaquette d'accueil et du site.

Un papier fantôme dans le nuancier

Un client choisit dans le nuancier un papier recyclé que le papetier a arrêté depuis trois mois. L'assistant vérifie avec les achats les autres références, en trouve deux autres dans le même cas, prépare un nuancier corrigé avec les équivalents validés par l'atelier et prévient les commerciaux des échantillons à ne plus remettre.

Les mots qu'il emploie chaque jour

PDF/X-4: La norme de PDF d'impression qui garde transparences et calques et gère la couleur par profils ICC ; PDF/X-1a, plus ancienne, aplatit tout en CMJN.
Fonds perdus: Le débord d'image au-delà du format fini, sans lequel la coupe laisse un filet blanc sur le bord.
Grammage: Le poids du papier au mètre carré, qui décide du rendu, du pliage, du port et d'une partie du prix.
Preflight: Le contrôle avant vol d'un PDF (PitStop, pdfToolbox) : fonds perdus, polices, résolution, couleurs et encrage, avec un rapport pour le client.
Façonnage: Tout ce qui suit l'impression : coupe, pliage, rainage, piqûre, dos carré collé ; souvent le vrai délai du travail.

Son métier de départ : Assistant documentation commerciale. Toute l'activité : Imprimerie offset et numérique.