Le budget d'une imprimerie tient à quelques hypothèses fortes : combien d'heures chaque presse tournera, quelle part du travail basculera de l'offset vers le numérique, ce que coûtera la tonne de papier, combien de façonnage partira chez les sous-traitants. L'assistant fait écrire ces hypothèses par ceux qui les connaissent, chef d'atelier, commerciaux, acheteur papier, puis les chiffre de façon que chacun retrouve sa ligne.

Ce qu'il fait chaque jour chez vous

Faire chiffrer les heures machine par presseIl demande au chef d'atelier une prévision d'heures de production et de calage par machine, et la compare aux heures réelles relevées dans le MIS les années précédentes.
Recueillir l'hypothèse de prix du papierIl obtient de l'acheteur une hypothèse de prix par famille de papier et note sa source et sa date, pour pouvoir la réviser quand les papetiers annoncent une hausse.
Prévoir la part du façonnage sous-traitéIl fait estimer par le responsable de production le volume de reliure, de dorure et de découpe qui partira à l'extérieur, et le chiffre au tarif des façonniers habituels.
Budgéter la gâche de façon réalisteIl construit la ligne de papier à partir de la passe réellement constatée par type de travail, plutôt que d'un taux théorique qui sous-estime chaque année la consommation.
Diffuser les versions arbitréesIl tient chaque version du budget avec ce qui a changé et qui l'a décidé, et l'envoie aux responsables concernés après chaque arbitrage.
Réviser la prévision après la rentréeUne fois les commandes de catalogues et de calendriers connues, il actualise la prévision de fin d'année et chiffre l'écart avec le budget initial.

Sur le terrain

Une presse numérique qui change le budget

La direction prévoit d'installer une presse numérique au printemps. L'assistant demande aux commerciaux quels travaux courts quitteront l'offset, chiffre la baisse d'heures de calage sur les presses existantes et la hausse de consommables numériques. Il présente deux hypothèses de bascule, prudente et volontaire, pour que la direction arbitre en voyant l'effet sur chaque ligne.

Un budget papier sous-estimé trois ans de suite

En rapprochant le réalisé des trois derniers exercices, l'assistant constate que le budget papier a toujours été dépassé. La cause est la gâche, budgétée à un taux fixe alors que les travaux courts en consomment proportionnellement beaucoup plus. Il refait la ligne à partir des tirages prévus par taille, et la nouvelle hypothèse est retenue par le directeur financier.

Les mots qu'il emploie chaque jour

Calage: Le réglage de la machine avant tirage, qui consomme du papier et du temps ; il se facture, tirage court ou long.
Façonnage: Tout ce qui suit l'impression : coupe, pliage, rainage, piqûre, dos carré collé ; souvent le vrai délai du travail.
MIS: Le logiciel de gestion de l'imprimerie (Masterprint, Cadratin, GamSys…) : il chiffre le devis, lance l'ordre de fabrication et crée le premier JDF.
Passe: Le papier gâché au calage et aux réglages, prévu au devis sous forme de pourcentage et jamais nul.

Son métier de départ : Assistant budget. Toute l'activité : Imprimerie offset et numérique.