Le service achats d'une imprimerie peut afficher une belle baisse du prix du papier pendant que la facture papier grimpe : les clients ont pris des grammages plus lourds, la passe a augmenté sur une presse, des commandes urgentes sont parties hors accord. Si les chiffres ne disent pas comment ils sont calculés, chaque réunion rejoue le même débat. Il faut des définitions stables et des états qui se recoupent.

Ce qu'il fait chaque jour chez vous

Fixer la définition de chaque indicateurIl écrit ce que mesure chaque chiffre : prix moyen à la tonne par gamme, coût papier par mille exemplaires, part achetée sous accord, et il ne la change qu'en le disant.
Sortir les états du mois sur des bases stablesIl produit chaque mois les mêmes tableaux, par famille d'achat et par fournisseur, à partir du MIS et de la comptabilité, avec la date d'extraction.
Distinguer gain de prix et gain réelIl confronte les remises obtenues aux dépenses constatées, en isolant l'effet du changement de grammage, du volume et de la passe, pour ne publier que des économies vérifiées.
Faire ressortir ce qui se dégradeIl signale la hausse des achats hors accord, l'allongement des délais papetiers ou la dérive du coût de calage en papier, avant qu'ils ne s'installent.
Préparer la séance des achatsIl réunit pour la réunion trimestrielle les tableaux, les écarts expliqués et les décisions à prendre, sous une forme que le gérant lit en dix minutes.
Contrôler que les tableaux se recoupentAvant chaque diffusion, il vérifie que les totaux concordent entre l'état par fournisseur, l'état par famille et la comptabilité, et explique tout écart restant.

Sur le terrain

Une économie papier qui n'en était pas une

Le bilan annonçait 6 % de baisse du prix moyen à la tonne du couché après la négociation annuelle. L'analyste a montré que le coût du papier pour mille exemplaires de brochure avait pourtant augmenté, parce que les commandes avaient glissé vers des grammages plus forts et que la passe avait monté sur les tirages courts. Il a publié les deux chiffres côte à côte avec leur définition.

Le tableau qui ne retombait pas sur la comptabilité

Avant le comité, le total des achats par fournisseur dépassait de quelques milliers d'euros celui de la comptabilité. L'analyste a retrouvé deux avoirs de papetier enregistrés en comptabilité mais absents du MIS, et une facture de façonnier comptée sur deux mois. Il a corrigé l'état, noté l'écart résiduel expliqué et demandé la saisie des avoirs dans le MIS.

Les mots qu'il emploie chaque jour

Passe: Le papier gâché au calage et aux réglages, prévu au devis sous forme de pourcentage et jamais nul.
Grammage: Le poids du papier au mètre carré, qui décide du rendu, du pliage, du port et d'une partie du prix.
MIS: Le logiciel de gestion de l'imprimerie (Masterprint, Cadratin, GamSys…) : il chiffre le devis, lance l'ordre de fabrication et crée le premier JDF.
Calage: Le réglage de la machine avant tirage, qui consomme du papier et du temps ; il se facture, tirage court ou long.

Son métier de départ : Analyste reporting achats. Toute l'activité : Imprimerie offset et numérique.