Une reprographie ajoute souvent un fournisseur dans l'urgence : un façonnier pour une reliure qu'elle ne fait pas, un poseur pour des adhésifs de vitrine, un grossiste de dépannage. Or certains reçoivent les fichiers des clients, qui restent leur propriété et ne doivent servir à rien d'autre. D'autres interviennent chez le client avec le nom de la boutique. Le référencement adapte le dossier à ce risque, sans retarder la commande.

Ce qu'il fait chaque jour chez vous

Évaluer ce que le fournisseur va toucherIl établit si le nouveau fournisseur recevra des fichiers clients, interviendra chez eux ou simplement livrera du papier, et choisit un dossier proportionné.
Lister les pièces à fournirIl compose la liste : extrait d'immatriculation, attestation d'assurance, attestation sociale, et pour un sous-traitant de façonnage un engagement de confidentialité sur les fichiers reçus.
Envoyer la demande de piècesIl adresse au fournisseur la liste par courriel, avec la date à laquelle le dossier doit être complet pour que le premier travail puisse lui être confié.
Contrôler ce qui a été envoyéIl vérifie que chaque pièce correspond bien à l'entreprise, est signée, datée et encore valable, et signale ce qui ne va pas.
Faire confirmer le compte bancaireIl fait confirmer les coordonnées bancaires par un canal indépendant du courriel reçu avant tout premier paiement, et laisse la validation au gérant.
Encadrer les exceptions d'urgenceQuand un façonnier doit travailler avant que son dossier soit complet, il prépare une dérogation écrite pour le gérant, limitée au travail concerné et au fichier prêt à imprimer transmis.

Sur le terrain

Un façonnier qui reçoit des fichiers de cabinets d'avocats

La boutique voulait sous-traiter la reliure de dossiers de plaidoirie pour des cabinets d'avocats. Le chargé de référencement a classé ce façonnier comme sensible, puisqu'il recevrait les documents imprimés après bon à tirer des clients. Il a exigé un engagement de confidentialité et une attestation d'assurance avant le premier lot, et a obtenu le dossier complet en quatre jours.

Le poseur d'adhésifs de dernière minute

Pour une vitrine à habiller en deux jours, le gérant avait trouvé un poseur indépendant. Le chargé de référencement a demandé en priorité son immatriculation et son assurance responsabilité civile, indispensables pour intervenir chez le client. Il a préparé une dérogation limitée à ce chantier pour les autres pièces et a relancé le poseur jusqu'à la clôture du dossier.

Les mots qu'il emploie chaque jour

Fichier prêt à imprimer: Le document contrôlé en polices, fonds perdus, résolution et profil couleur ; un fichier non conforme est le premier motif de retard.
Façonnage: Tout ce qui suit l'impression : pliage, rainage, découpe, reliure ; c'est souvent là que se perdent les délais.
Bon à tirer: L'accord écrit du client sur l'épreuve : après lui, une erreur de contenu n'est plus imputable à l'imprimeur.

Son métier de départ : Chargé de référencement fournisseurs. Toute l'activité : Impression numérique et reprographie.