Un auditeur qui arrive dans une reprographie pose toujours les mêmes questions : combien vaut le stock de papier et de bâche, quels tirages étaient faits mais non facturés au 31 décembre, que disent les marchés de copies avec les collectivités, pourquoi tant d'avoirs en décembre. Les réponses existent, mais éparpillées entre le logiciel de gestion, la caisse, les classeurs et les messageries des boutiques.

Ce qu'il fait chaque jour chez vous

Traduire la liste de l'auditeur en pièces de l'atelierQuand l'auditeur demande les éléments de coupure, il comprend qu'il faut les bons de livraison et les factures des dix derniers jours et des dix premiers jours de l'exercice suivant, et les rassemble.
Documenter l'inventaire des papiers et supportsIl remet les feuilles de comptage signées, le prix retenu par référence et grammage, et la méthode appliquée aux rouleaux entamés, pour que l'auditeur suive le calcul.
Préparer le dossier des marchés publics de copiesPour chaque collectivité sous contrat, il rassemble le marché, le bordereau des prix, les volumes facturés et les factures déposées, afin qu'un échantillon se vérifie sans délai.
Justifier les avoirs de fin d'exercicePour chaque avoir que l'auditeur retient, il fournit la réclamation, le bon à tirer, l'analyse de l'erreur et l'accord du responsable.
Suivre les confirmations de soldes clientsIl prépare les demandes de confirmation pour les clients en compte retenus, les envoie après validation, et relance les retardataires par courriel.
Tenir le registre de ce qui a été remisChaque pièce transmise est notée avec la date et la demande à laquelle elle répond, pour qu'une question en double obtienne la référence déjà fournie.

Sur le terrain

Une coupure qui ne tombe pas juste

L'auditeur retient un tirage de catalogues livré le 2 janvier mais facturé le 28 décembre. L'agent retrouve le bon de livraison signé du client, daté de janvier, et la note de l'atelier indiquant que le façonnage n'était pas fini au 31. Il remet les deux pièces au comptable, qui passe l'écriture de régularisation avant que l'auditeur n'en fasse un point de son rapport.

Des avoirs groupés en décembre

L'auditeur s'étonne d'une série d'avoirs émis en décembre. L'agent les classe par cause : réimpressions pour fichiers défectueux du client faites à prix réduit, erreur de papier de l'atelier sur une commande de faire-part, gestes commerciaux décidés par le gérant. Il joint à chacun la réclamation et le bon à tirer, et l'auditeur clôt la question en une demi-journée au lieu d'étendre ses tests.

Les mots qu'il emploie chaque jour

Bon à tirer: L'accord écrit du client sur l'épreuve : après lui, une erreur de contenu n'est plus imputable à l'imprimeur.
Grammage: Le poids du papier au mètre carré : il change le rendu, le prix, le façonnage et le coût d'expédition.
Façonnage: Tout ce qui suit l'impression : pliage, rainage, découpe, reliure ; c'est souvent là que se perdent les délais.

Son métier de départ : Assistant audit. Toute l'activité : Impression numérique et reprographie.