Dans une petite boutique d'impression, deux ou trois personnes font tout : comptoir, presse, façonnage, livraisons. Elles n'ont pas le temps de chercher dans la messagerie le devis des cartes de visite d'un client fidèle ni de lire les trente pages d'un règlement de consultation. L'assistant virtuel reçoit ces demandes en une phrase, par courriel, et rend une réponse courte, avec la pièce jointe quand il y en a une.

Ce qu'il fait chaque jour chez vous

Retrouver le dernier prix fait à un clientOn lui demande combien on avait fait les flyers de la boulangerie ; il retrouve le devis et la facture, donne la quantité, le grammage, le prix et la date, et signale si le tarif du papier a changé depuis.
Résumer un cahier des charges d'impressionIl lit le document envoyé par un client institutionnel et en tire ce qui compte pour l'atelier : formats, quantités par lot, finitions, conditionnement, adresses de livraison et date butoir.
Écrire aux fournisseurs à la demandeIl rédige le courriel qui demande un délai sur une référence de papier, une disponibilité de bâche ou un prix de toner, et le soumet à la personne qui l'a demandé avant de l'envoyer.
Envoyer les consignes de fichier aux graphistesÀ la demande de l'équipe, il adresse au graphiste du client la liste des attentes de l'atelier pour un fichier prêt à imprimer : fond perdu, traits de coupe, polices incorporées, résolution des images.
Garder la trace des promesses faites au comptoirQuand un opérateur lui écrit qu'il a promis les plans pour jeudi 14 h, il le note et le lui rappelle le matin même, avec le numéro de la commande et le nom du client.
Proposer ce qui pourrait devenir une routineEn fin de semaine, il signale les demandes qui reviennent, comme le récapitulatif des commandes non retirées en boutique, et propose de les faire chaque vendredi sans qu'on ait à les redemander.

Sur le terrain

Le prix des cartes de visite de l'an dernier

Un opérateur, entre deux tirages, demande par courriel ce qu'on avait facturé à un cabinet d'avocats pour 500 cartes de visite. L'assistant retrouve le devis de mars, puis la facture : 350 g mat, pelliculage recto, 500 exemplaires. Il répond en trois lignes et précise que le papier a augmenté depuis, en joignant le dernier tarif du fournisseur, pour que le nouveau prix ne se fasse pas de mémoire.

Un règlement de consultation de quarante pages

Le gérant transfère le dossier d'une université qui cherche un imprimeur pour ses livrets d'accueil. L'assistant en tire une page : 3 000 livrets de 24 pages en piqûre à cheval, livraison sur deux sites, remise des offres un vendredi midi, échantillon de papier exigé. Il ajoute que l'échantillon doit être déposé physiquement à l'accueil de l'université, ce que le gérant n'avait pas remarqué.

Les mots qu'il emploie chaque jour

Façonnage: Tout ce qui suit l'impression : pliage, rainage, découpe, reliure ; c'est souvent là que se perdent les délais.
Grammage: Le poids du papier au mètre carré : il change le rendu, le prix, le façonnage et le coût d'expédition.
Fichier prêt à imprimer: Le document contrôlé en polices, fonds perdus, résolution et profil couleur ; un fichier non conforme est le premier motif de retard.

Son métier de départ : Assistant virtuel. Toute l'activité : Impression numérique et reprographie.