Une reprographie reçoit ses commandes par trois portes, et chacune a ses défauts : le comptoir oublie la finition, le commercial promet un délai sans regarder le planning, la boutique en ligne laisse passer un format que la presse ne sait pas faire. Le back-office est l'endroit où ces commandes deviennent des ordres de fabrication cohérents. L'agent y contrôle chaque ligne, complète ce qu'il peut à partir du devis et renvoie le reste à son auteur.

Ce qu'il fait chaque jour chez vous

Transformer les commandes web en ordres de fabricationIl reprend chaque commande de la boutique PrintFlux, vérifie que format, papier et finition existent au catalogue de l'atelier, et crée l'ordre de fabrication correspondant dans la gestion.
Comparer la commande au devis acceptéIl vérifie que la quantité, le grammage, le façonnage et le prix de la commande sont ceux du devis signé, et renvoie au commercial toute différence que rien n'explique.
Retourner au comptoir les commandes bancalesIl renvoie au comptoir une commande sans délai, sans nom de contact ou sans mode de retrait, avec la question exacte à poser au client.
Tenir les fiches clients et leurs habitudesIl met à jour dans la gestion l'adresse de facturation, le signataire des épreuves, le mode de règlement, le papier habituel et les consignes particulières de livraison de chaque client.
Maintenir le catalogue des supports et finitionsIl tient à jour la liste des papiers et supports disponibles avec leur grammage et leur prix, pour que les commandes web et les devis ne proposent pas un papier arrêté.
Remettre en attente les ordres sans fichier conformeIl repère les ordres de fabrication créés alors que la commande n'a pas encore de fichier prêt à imprimer, et les remet en attente pour que l'atelier ne réserve pas une presse pour rien.

Sur le terrain

Un format que la presse ne fait pas

Une commande web arrive pour 500 affiches 50 × 70 en papier couché, format que la boutique en ligne accepte mais que les presses feuille de l'atelier ne savent pas tirer. L'agent la repère au contrôle, propose au gérant de la faire au traceur sur papier affiche, et écrit au client pour lui présenter ce changement de support avant toute production.

Un pelliculage disparu entre devis et commande

Le commercial transmet la commande de 300 chemises à rabats d'un cabinet comptable, sans le pelliculage mat qui figurait au devis signé. L'agent compare les deux pièces, voit l'écart et renvoie la commande au commercial en lui demandant si le client a retiré l'option ou s'il s'agit d'un oubli. Le commercial confirme l'oubli, et l'ordre de fabrication part complet vers le façonnage.

Les mots qu'il emploie chaque jour

Grammage: Le poids du papier au mètre carré : il change le rendu, le prix, le façonnage et le coût d'expédition.
Façonnage: Tout ce qui suit l'impression : pliage, rainage, découpe, reliure ; c'est souvent là que se perdent les délais.
Fichier prêt à imprimer: Le document contrôlé en polices, fonds perdus, résolution et profil couleur ; un fichier non conforme est le premier motif de retard.

Son métier de départ : Agent de back-office. Toute l'activité : Impression numérique et reprographie.