Une imprimerie numérique travaille avec des façonniers, des poseurs, des coursiers et un repreneur de déchets pour les cartouches, encres et solvants. Les attestations recueillies au référencement expirent, une assurance peut être résiliée, et les bordereaux de suivi des déchets doivent être conservés avec les registres de l'atelier. Quand la boutique répond à un marché public, on lui demande aussi la conformité de ses sous-traitants.

Ce qu'il fait chaque jour chez vous

Programmer les dates de renouvellementIl tient pour chaque prestataire la date d'expiration de ses attestations et de son assurance, et prévoit une relance avant chaque échéance.
Redemander les pièces avant qu'elles expirentIl relance par courriel les façonniers et poseurs quelques semaines avant l'échéance, pour qu'aucune attestation ne soit périmée au moment d'un marché.
Vérifier que les pièces sont les bonnesIl contrôle que l'attestation correspond à la bonne entreprise, au bon numéro d'immatriculation et à la bonne période, et non à une société sœur.
Examiner les assurances des intervenantsIl vérifie que l'assurance du poseur couvre bien la pose d'adhésifs chez les clients, et celle du façonnier les dommages aux documents qui lui sont confiés pour façonnage.
Suivre les bordereaux de déchetsIl réclame et archive le bordereau rempli à chaque enlèvement des cartouches, encres et solvants, et signale tout enlèvement sans bordereau.
Dire ce qui n'est pas couvertIl présente au gérant la liste des prestataires dont une pièce manque ou a expiré, en indiquant les travaux en cours qui leur sont confiés, du fichier prêt à imprimer remis au façonnier jusqu'aux documents déjà validés en bon à tirer.

Sur le terrain

L'assurance du poseur résiliée

En relançant les pièces annuelles, l'assistant a reçu de l'assureur du poseur habituel une attestation couvrant seulement la première moitié de l'année : le contrat avait été résilié. Or une pose de vitrophanie était prévue chez un client la semaine suivante. Il a alerté le gérant aussitôt, qui a demandé au poseur un nouveau contrat avant d'autoriser l'intervention.

Un enlèvement de toners sans bordereau

Le repreneur était passé chercher les cartouches de toner et les bidons d'encre usagés, mais aucun bordereau n'avait été remis. L'assistant l'a repéré en tenant le registre, a relancé le repreneur par courriel et a obtenu le document rempli trois jours plus tard. Il l'a classé avec les registres de l'atelier et noté la date de l'enlèvement réel.

Les mots qu'il emploie chaque jour

Façonnage: Tout ce qui suit l'impression : pliage, rainage, découpe, reliure ; c'est souvent là que se perdent les délais.
Fichier prêt à imprimer: Le document contrôlé en polices, fonds perdus, résolution et profil couleur ; un fichier non conforme est le premier motif de retard.
Bon à tirer: L'accord écrit du client sur l'épreuve : après lui, une erreur de contenu n'est plus imputable à l'imprimeur.

Son métier de départ : Assistant conformité fournisseurs. Toute l'activité : Impression numérique et reprographie.