Une reprographie reçoit chaque jour des demandes par le formulaire du site, la messagerie ou un message laissé au comptoir : certaines sont des commandes immédiates, d'autres des projets flous, d'autres encore relèvent de l'offset ou de l'emballage, que l'atelier ne fait pas. Une demande non traitée dans la matinée part chez le concurrent. Le chargé de qualification répond vite par écrit, établit le besoin réel, quantité, format, papier, date, et ne transmet que ce qui est faisable.

Ce qu'il fait chaque jour chez vous

Répondre aux demandes du site dans l'heureIl accuse réception par écrit de chaque demande arrivée par le formulaire ou la messagerie, et pose tout de suite les deux ou trois questions qui manquent pour savoir si elle est faisable.
Établir ce qui est vraiment demandéIl précise la quantité, le format fini, le grammage, la finition, la date réelle et l'existence d'un fichier prêt à imprimer, sans laisser au commercial un simple « des flyers ».
Vérifier que l'atelier sait le faireIl écarte poliment ce qui relève d'un autre métier, très gros tirage offset, emballage découpé, impression textile, et propose quand c'est possible une partie du travail que l'atelier sait faire.
Repérer le vrai décideurIl identifie si la personne qui écrit commande elle-même ou transmet pour un bureau, un conseil d'administration ou un service achats, et qui validera l'épreuve.
Transmettre avec les mots du clientIl passe au commercial la demande qualifiée en reprenant les phrases exactes du client sur l'usage, le budget ou une mauvaise expérience précédente.
Mesurer le temps de réponseIl calcule chaque semaine le délai moyen entre l'arrivée d'une demande et la première réponse, et signale les jours où il a dépassé la matinée.

Sur le terrain

Une demande de 50 000 dépliants

Une enseigne régionale demande par le site 50 000 dépliants pliés en trois pour une campagne. Le chargé vérifie avec l'atelier : à cette quantité, le numérique n'est pas compétitif et le façonnage dépasserait la capacité de la plieuse. Il répond par écrit en l'expliquant, propose de faire les 2 000 exemplaires de test en avant-première et de recommander un partenaire offset pour le reste. Le client accepte la première partie.

Un message flou laissé au comptoir

Un client a laissé au comptoir le message « besoin d'affiches pour un concert, rappelez-moi ». Le chargé lui écrit le matin même pour demander le format, le nombre, la date du concert et s'il a un fichier prêt à imprimer. La réponse arrive : 30 affiches A2, concert dans six jours, maquette faite par un ami sur téléphone. Le chargé transmet en signalant qu'il faudra sans doute reprendre le fichier.

Les mots qu'il emploie chaque jour

Grammage: Le poids du papier au mètre carré : il change le rendu, le prix, le façonnage et le coût d'expédition.
Façonnage: Tout ce qui suit l'impression : pliage, rainage, découpe, reliure ; c'est souvent là que se perdent les délais.
Fichier prêt à imprimer: Le document contrôlé en polices, fonds perdus, résolution et profil couleur ; un fichier non conforme est le premier motif de retard.

Son métier de départ : Chargé de qualification de prospects. Toute l'activité : Impression numérique et reprographie.