Un atelier d'impression numérique signe plus de contrats qu'il ne le croit : marché de reprographie d'une mairie, accord tarifaire avec une agence, engagement de stockage de papier à en-tête pour une banque, contrat de location de la presse. Le marché a été signé sur la plateforme de l'acheteur, l'avenant de révision du papier traîne dans une messagerie, et la facture du mois continue d'appliquer l'ancien prix. Le gestionnaire remet chaque pièce au bon endroit et compare ce qui est facturé à ce qui est signé.

Ce qu'il fait chaque jour chez vous

Classer chaque contrat avec ses pièces annexesIl range ensemble l'acte d'engagement, le bordereau des prix, le cahier des clauses et chaque avenant d'un marché de copies, pour que la version applicable se trouve en une recherche et non en trois boîtes de courriel.
Inscrire les échéances au calendrier de l'atelierIl relève la fin de chaque contrat, la date limite de dénonciation, les dates de révision de prix et celles de reconduction, et les place dans l'agenda commun avec le nom de la personne qui doit décider.
Prévenir avant qu'un contrat se reconduise seulIl alerte le gérant assez tôt quand un accord à reconduction tacite arrive à son terme, avec le volume réellement tiré depuis un an et la marge dégagée, pour qu'il choisisse en connaissance de cause.
Contrôler les prix appliqués sur les facturesIl compare chaque mois les factures émises par PrintSmith Vision ou Reprolys au prix contracté : prix à la page équivalente A4, supplément couleur, tarif du façonnage, remise par grammage ou par volume.
Écrire les écarts avec la pièce qui les prouveQuand une facture s'écarte du contrat, il rédige le constat avec la ligne du bordereau de prix, la date de l'avenant et le montant en jeu, et le transmet à la personne qui facture.
Aiguiller les questions des clients sur leur contratIl reçoit les demandes du type « avons-nous droit à la livraison sur nos trois sites » et y répond d'après le texte signé, ou les transmet au gérant quand le contrat ne tranche pas.

Sur le terrain

La révision du papier jamais appliquée

Un avenant signé en mars avec une communauté de communes augmente le prix de la page couleur après la hausse du papier. En contrôlant les factures de juin, le gestionnaire constate que le logiciel applique toujours l'ancien tarif, l'avenant n'ayant été enregistré que dans un dossier partagé. Il calcule l'écart sur trois mois, joint l'avenant signé et transmet au gérant. Le tarif est corrigé dans la fiche client ; la régularisation des mois passés est décidée par le gérant avec l'acheteur public.

Un accord d'agence qui se reconduit sans bruit

L'accord tarifaire passé avec une agence de communication se reconduit chaque année si personne ne le dénonce deux mois avant son terme. Le gestionnaire prévient le gérant trois mois avant, avec le relevé des commandes : beaucoup de petites séries urgentes, un bon à tirer presque toujours signé tard la veille, et une marge en recul. Le gérant décide de renégocier plutôt que de laisser courir ; le gestionnaire prépare la lettre de dénonciation à titre conservatoire, que le gérant signe.

Les mots qu'il emploie chaque jour

Grammage: Le poids du papier au mètre carré : il change le rendu, le prix, le façonnage et le coût d'expédition.
Façonnage: Tout ce qui suit l'impression : pliage, rainage, découpe, reliure ; c'est souvent là que se perdent les délais.
Bon à tirer: L'accord écrit du client sur l'épreuve : après lui, une erreur de contenu n'est plus imputable à l'imprimeur.

Son métier de départ : Gestionnaire contrats clients. Toute l'activité : Impression numérique et reprographie.