Dans une boutique de reprographie, la boîte de réception est un second comptoir : un étudiant envoie son mémoire à relier pour demain, un cabinet d'architectes joint vingt plans A0, une mairie réclame la facture du trimestre. Tout arrive pêle-mêle, avec des pièces jointes trop lourdes ou un lien de transfert qui expire. Le secrétaire distingue ce qui ressemble à un fichier prêt à imprimer de ce qui demande encore un retour, et sépare l'atelier de l'administratif.

Ce qu'il fait chaque jour chez vous

Repérer les commandes urgentes dans le courrier du matinIl isole les messages qui annoncent un tirage pour le jour même ou le lendemain, note l'heure limite donnée par le client et les remonte en tête de la liste remise au comptoir.
Récupérer les fichiers avant que le lien n'expireQuand un client envoie ses documents par un service de transfert, il télécharge les pièces dans le dossier de la commande et signale tout fichier corrompu ou incomplet avant la fin de journée.
Accuser réception avec ce qui reste à fournirIl répond au client que sa demande est enregistrée et liste ce qui manque encore : quantité, format fini, papier, type de reliure, adresse de livraison ou nom pour le retrait en boutique.
Faire suivre l'épreuve au vrai signataireIl envoie le bon à tirer préparé par l'atelier à la personne qui signe réellement chez le client, et non au stagiaire qui a transmis le fichier, puis classe la réponse datée dans la commande.
Préparer les courriers de la boutiqueIl rédige les réponses aux réclamations, les attestations de commande demandées par les écoles et les lettres d'accompagnement des contrats de copies, à partir des modèles de la maison.
Tenir le stock de fournitures de comptoirIl suit les spirales, couvertures de reliure, pochettes de livraison et étiquettes, et prépare la commande avant la rentrée, quand les mémoires et les dossiers d'inscription affluent.

Sur le terrain

Un mémoire à relier pour 9 heures

À 22 h, une étudiante envoie son mémoire de master en demandant trois exemplaires reliés pour sa soutenance du lendemain matin. Le secrétaire le voit au relevé de 7 h, constate que le PDF fait 142 pages avec une couverture séparée, et remonte la commande en tête de liste. Il lui écrit aussitôt pour confirmer la couleur de la couverture et l'heure de retrait, et l'atelier prévoit le façonnage dès l'ouverture.

Deux jeux de plans à vingt minutes d'écart

Un bureau d'études envoie deux courriels à vingt minutes d'intervalle, chacun avec un jeu de plans. Le secrétaire remarque que les indices de révision diffèrent et que le second message ne dit pas qu'il annule le premier. Avant que l'atelier ne tire quoi que ce soit, il demande par écrit lequel des deux jeux fait foi, joint la liste des deux versions et attend la réponse pour classer la commande.

Les mots qu'il emploie chaque jour

Bon à tirer: L'accord écrit du client sur l'épreuve : après lui, une erreur de contenu n'est plus imputable à l'imprimeur.
Fichier prêt à imprimer: Le document contrôlé en polices, fonds perdus, résolution et profil couleur ; un fichier non conforme est le premier motif de retard.
Façonnage: Tout ce qui suit l'impression : pliage, rainage, découpe, reliure ; c'est souvent là que se perdent les délais.

Son métier de départ : Secrétaire administratif. Toute l'activité : Impression numérique et reprographie.