Dans une reprographie, tout le monde prospecte un peu : le gérant chez ses connaissances, le commercial sur les zones d'activité, le comptoir avec les clients de passage qui pourraient devenir des comptes. Sans coordination, le même cabinet d'expertise reçoit une offre de contrat de copies et, le lendemain, un tarif comptoir moins cher. Le coordinateur tient la liste commune, répartit les cibles par saison et vérifie qu'on ne se marche pas dessus.

Ce qu'il fait chaque jour chez vous

Découper la zone en familles de clientsIl range les cibles en familles qui achètent différemment : cabinets d'architectes et bureaux d'études, agences de communication, associations, écoles, organisateurs de salons, et attribue chaque famille à une personne.
Dater les campagnes sur le calendrier de l'atelierIl place les prises de contact là où elles servent : écoles en mai pour les mémoires, entreprises en octobre pour les cartes de voeux et calendriers, organisateurs trois mois avant les salons de la région.
Reconnaître les clients de passage qui valent un compteIl relève dans la caisse et dans Reprolys les clients du comptoir qui reviennent chaque semaine avec une facture au nom d'une société, et les propose au commercial comme prospects chauds.
Écrire des messages qui parlent du vrai serviceIl rédige les courriels de prospection autour de ce qui distingue l'atelier : contrôle du fichier prêt à imprimer avant lancement, épreuve à valider dans la journée, façonnage fait sur place.
Bloquer les doublons avant l'envoiAvant chaque campagne, il compare la liste aux comptes ouverts, aux devis en cours et aux contacts récents du gérant, et retire ceux qui sont déjà en discussion avec quelqu'un d'autre.
Faire le point du soir avec l'équipeIl envoie chaque soir les réponses reçues, les rendez-vous obtenus et les relances du lendemain, avec pour chaque contact le nom de celui qui le suit.

Sur le terrain

Deux offres pour le même cabinet comptable

Le gérant a promis un contrat de copies à un cabinet comptable rencontré dans un club d'entreprises, pendant que le commercial lui envoyait la campagne générique avec le tarif comptoir. Le coordinateur repère le doublon en comparant les envois de la semaine aux notes du gérant, prévient le commercial et prépare une réponse unique qui reprend l'offre du gérant. Il ajoute à la liste un marquage « en discussion » que tous consultent avant d'écrire.

Les organisateurs de salons de l'automne

En juin, le coordinateur relève les salons professionnels prévus dans la région à l'automne et les organisateurs qui les montent. Il répartit les contacts entre le commercial et le gérant, prépare un message qui propose un kit stand avec bon à tirer dans la journée et livraison sur site, et suit les réponses. Huit rendez-vous sont pris en juillet, alors que les années précédentes l'atelier découvrait ces commandes une semaine avant l'ouverture.

Les mots qu'il emploie chaque jour

Fichier prêt à imprimer: Le document contrôlé en polices, fonds perdus, résolution et profil couleur ; un fichier non conforme est le premier motif de retard.
Façonnage: Tout ce qui suit l'impression : pliage, rainage, découpe, reliure ; c'est souvent là que se perdent les délais.
Bon à tirer: L'accord écrit du client sur l'épreuve : après lui, une erreur de contenu n'est plus imputable à l'imprimeur.

Son métier de départ : Coordinateur prospection commerciale. Toute l'activité : Impression numérique et reprographie.