Une commande d'impression numérique passe par cinq ou six mains en une journée : comptoir, contrôle du fichier, épreuve, presse, finition, emballage, livraison ou retrait. Elle se perd rarement en machine ; elle se perd entre deux postes, quand le fichier attend un retour client que personne n'a demandé ou que le colis prêt dort sur une étagère. L'assistant opérations tient le tableau de ces passages et pousse ce qui stagne.

Ce qu'il fait chaque jour chez vous

Tenir le tableau d'avancement des commandesIl met à jour, pour chaque commande, l'étape où elle se trouve dans le logiciel de gestion de l'atelier et l'heure promise au client, pour que chacun voie ce qui presse.
Débloquer les commandes qui attendent le clientIl repère les commandes arrêtées faute de fichier prêt à imprimer ou de bon à tirer signé, et relance le client par courriel en lui disant ce qui bloque et l'heure limite.
Organiser la sous-traitance chez un confrèreQuand un travail dépasse les machines de l'atelier (gros volume en offset, découpe à forme), il prépare la demande au confrère avec les spécifications et suit la date de retour.
Prévenir le client quand c'est prêtIl envoie le message de retrait ou l'avis d'expédition au moment où la commande est emballée, avec l'adresse et les horaires de la boutique, ou le numéro de suivi.
Relancer les commandes jamais retiréesIl dresse la liste des travaux prêts depuis plusieurs jours et non retirés, écrit aux clients et signale au gérant ceux qui n'ont pas été réglés d'avance.
Dire où les commandes ont attendu cette semaineChaque vendredi, il indique à quelles étapes les commandes ont le plus patienté (retour client, façonnage, livraison) et cite deux ou trois exemples précis.

Sur le terrain

Des faire-part arrêtés faute de signature

Des faire-part de mariage sont prêts à partir en presse depuis la veille, mais le bon à tirer n'a jamais été renvoyé. L'assistant le repère sur son tableau et écrit aux mariés : l'impression ne peut pas commencer sans leur accord écrit, et le façonnage demande une journée de plus. La signature arrive dans l'heure, et la commande reprend sa place dans le planning de l'atelier.

Douze paquets sur l'étagère

Un vendredi, l'assistant compte douze commandes prêtes depuis plus d'une semaine, dont quatre non payées. Il écrit à chaque client avec le rappel des horaires de la boutique et propose une livraison payante à ceux qui habitent loin. Il transmet au gérant la liste des quatre impayés, et le gérant décide de ne plus rien lancer sans acompte pour ces clients-là.

Les mots qu'il emploie chaque jour

Bon à tirer: L'accord écrit du client sur l'épreuve : après lui, une erreur de contenu n'est plus imputable à l'imprimeur.
Façonnage: Tout ce qui suit l'impression : pliage, rainage, découpe, reliure ; c'est souvent là que se perdent les délais.
Fichier prêt à imprimer: Le document contrôlé en polices, fonds perdus, résolution et profil couleur ; un fichier non conforme est le premier motif de retard.

Son métier de départ : Assistant opérations. Toute l'activité : Impression numérique et reprographie.