Une reprographie empile les outils au fil des ans : un module web-to-print branché sur le logiciel de gestion, un outil d'envoi de courriels, une page d'avis, un formulaire de devis relié à la messagerie du comptoir. Au bout de trois ans, personne ne sait plus quel formulaire alimente quelle liste, ni si l'ancien commercial a encore accès au compte publicitaire. L'assistant opérations dresse l'inventaire, documente les liaisons et tient le registre des accès.

Ce qu'il fait chaque jour chez vous

Recenser tous les outils et leur rôleIl dresse la liste des outils utilisés pour vendre et communiquer, du site de commande au logiciel de devis, avec leur usage réel et leur responsable.
Dessiner le chemin d'une commande en ligneIl documente ce qui se passe quand un client commande en ligne : contrôle du fichier prêt à imprimer, envoi du bon à tirer, notification du comptoir, inscription éventuelle à une liste.
Tester sur une fausse commande avant de changer une liaisonAvant de modifier une liaison entre le site et le logiciel de production, il passe une commande d'essai jusqu'au bout et vérifie chaque étape.
Savoir qui entre dans quel outilIl note qui a accès à quel outil, avec quel niveau de droit, et retire les accès d'un salarié ou d'un prestataire le jour de son départ.
Suivre ce que coûtent les abonnementsIl relève chaque mois le coût des outils et signale ceux qui ne servent plus ou font double emploi.
Contrôler les modèles de produits du siteIl vérifie que les options proposées en ligne (formats, grammages, finitions) correspondent encore à ce que l'atelier produit et à la grille de prix en vigueur.

Sur le terrain

Le formulaire qui n'envoyait plus rien

Des clients se plaignent de n'avoir jamais reçu de réponse à leur demande de devis grand format. L'assistant passe une demande d'essai et constate que le formulaire écrit toujours vers l'adresse d'un commercial parti six mois plus tôt. Il redirige les envois vers la messagerie du comptoir, retrouve les demandes en souffrance pour le gérant et retire l'ancien accès du registre.

Un papier retiré mais toujours en vente

L'atelier a cessé de stocker un papier texturé, mais le site de commande le propose encore pour les cartes de visite. Deux commandes arrivent sur ce grammage et doivent être renégociées. L'assistant retire l'option du modèle de produit, vérifie qu'aucune autre fiche ne le propose, et ajoute au processus de l'atelier une étape : prévenir les opérations marketing à chaque retrait de papier.

Les mots qu'il emploie chaque jour

Bon à tirer: L'accord écrit du client sur l'épreuve : après lui, une erreur de contenu n'est plus imputable à l'imprimeur.
Fichier prêt à imprimer: Le document contrôlé en polices, fonds perdus, résolution et profil couleur ; un fichier non conforme est le premier motif de retard.
Grammage: Le poids du papier au mètre carré : il change le rendu, le prix, le façonnage et le coût d'expédition.

Son métier de départ : Assistant opérations marketing. Toute l'activité : Impression numérique et reprographie.