Dans l'impression numérique, une affaire n'est pas gagnée quand le devis est accepté : elle peut encore attendre un fichier, un bon à tirer, un papier commandé chez le fournisseur. Si chacun range ses affaires à sa façon, le gérant croit avoir une semaine pleine alors que la moitié des commandes sont bloquées côté client. L'assistant fixe des étapes que tout le monde comprend, contrôle que chaque affaire y est rangée honnêtement et signale celles qui stagnent.

Ce qu'il fait chaque jour chez vous

Fixer des étapes propres à l'imprimerieIl écrit avec le gérant les étapes du suivi : demande reçue, devis envoyé, accepté, fichier attendu, bon à tirer envoyé, signé, en production, livré, et ce qui fait passer de l'une à l'autre.
Vérifier que chaque affaire est à la bonne étapeIl contrôle qu'une commande marquée en production a bien un bon à tirer signé et qu'une affaire acceptée a une date de livraison, et signale les écarts au commercial.
Repérer les commandes bloquées chez le clientIl sort chaque matin les affaires qui attendent un fichier prêt à imprimer ou une signature depuis plus de deux jours, avec la date de livraison promise en regard.
Signaler les papiers à commander d'avanceIl repère dans les affaires acceptées les papiers de grammage ou de finition peu courants et prévient l'atelier, pour que la commande au fournisseur parte à temps.
Dresser l'état des commandes de la semaineIl produit chaque lundi la liste des commandes attendues, par jour de livraison, en séparant celles qui sont prêtes à partir en machine et celles qui dépendent encore du client.
Expliquer l'écart entre prévu et réaliséEn fin de mois, il compare le chiffre attendu au chiffre facturé et montre d'où vient la différence : commandes reportées, bons à tirer jamais revenus, devis perdus.

Sur le terrain

Une semaine moins pleine qu'annoncé

Le lundi, le suivi annonce dix-huit commandes à livrer dans la semaine. L'assistant vérifie et trouve que sept attendent encore un fichier ou une signature, dont deux depuis cinq jours. Il le dit au gérant, qui décide de ne pas faire venir l'intérimaire prévu jeudi, et demande aux commerciaux de relancer les sept clients. Quatre fichiers arrivent dans la journée, les trois autres sont reportés et notés comme tels.

Un papier de création oublié

Une commande de faire-part sur papier de création à fort grammage est acceptée le mardi pour une livraison dix jours plus tard. L'assistant voit que ce papier n'est pas en stock et que le fournisseur annonce une semaine de délai. Il alerte l'atelier le jour même ; la commande de papier part le mercredi, et le commercial prévient le client que le bon à tirer devra être signé avant le lundi suivant.

Les mots qu'il emploie chaque jour

Bon à tirer: L'accord écrit du client sur l'épreuve : après lui, une erreur de contenu n'est plus imputable à l'imprimeur.
Fichier prêt à imprimer: Le document contrôlé en polices, fonds perdus, résolution et profil couleur ; un fichier non conforme est le premier motif de retard.
Grammage: Le poids du papier au mètre carré : il change le rendu, le prix, le façonnage et le coût d'expédition.

Son métier de départ : Assistant administration des ventes. Toute l'activité : Impression numérique et reprographie.