Derrière beaucoup de commandes d'impression il y a un dossier, et pas seulement un fichier : l'ouverture d'un compte à paiement différé pour une entreprise, la reproduction d'un dossier de consultation pour plusieurs entreprises du bâtiment, le tirage d'un ouvrage pour lequel il faut l'accord de l'auteur ou de l'éditeur. Chaque dossier a ses pièces, et l'absence de l'une d'elles se découvre souvent au pire moment. Le gestionnaire les ouvre, voit ce qui manque et le réclame.

Ce qu'il fait chaque jour chez vous

Ouvrir les comptes à paiement différéIl ouvre le dossier d'un nouveau client professionnel, réclame l'extrait d'immatriculation, les coordonnées de facturation et le nom de qui signera les épreuves, et le présente au gérant pour accord.
Exiger l'autorisation pour une œuvre protégéePour un ouvrage, des partitions ou des photos qui n'appartiennent pas au client, il demande la preuve de l'accord des ayants droit et bloque le dossier tant qu'elle n'est pas arrivée.
Suivre la diffusion d'un dossier de consultationPour un maître d'ouvrage qui fait reproduire ses dossiers de consultation, il tient la liste des entreprises destinataires, des jeux de plans par lot et des envois effectués.
S'assurer qu'une commande a tout avant productionIl contrôle que le dossier contient le devis accepté, le fichier prêt à imprimer, le bon à tirer signé et l'adresse de livraison, et dit à l'atelier ce qui manque encore.
Préparer les dossiers de retiragePour un client qui recommande régulièrement le même document, il garde ensemble les spécifications, le papier et son grammage, le fichier tiré et les prix, pour relancer un tirage sans tout redemander.
Clore les dossiers livrés et facturésUne fois la commande livrée, facturée et le bon de livraison signé revenu, il marque le dossier comme clos et signale ceux qui restent ouverts faute d'une pièce.

Sur le terrain

Un recueil de partitions pour une chorale

Une chorale demande soixante recueils de partitions photocopiées depuis des éditions du commerce. Le gestionnaire ouvre le dossier et demande au responsable la preuve de l'autorisation de reproduction. Il bloque la commande dans la gestion avec ce motif et prévient le comptoir de ne rien lancer. Le responsable revient avec l'accord de l'éditeur pour une partie des œuvres seulement ; le gestionnaire réduit la liste et transmet la commande ajustée au gérant.

Une agence qui veut payer à échéance

Une agence événementielle demande l'ouverture d'un compte à paiement différé pour une série de commandes de salons. Le gestionnaire ouvre le dossier, réclame l'extrait d'immatriculation et le nom de la personne habilitée à signer les épreuves, et remarque que l'adresse de facturation n'est pas celle de livraison. Le dossier complet part chez le gérant, qui fixe un plafond d'encours avant la première commande.

Les mots qu'il emploie chaque jour

Bon à tirer: L'accord écrit du client sur l'épreuve : après lui, une erreur de contenu n'est plus imputable à l'imprimeur.
Fichier prêt à imprimer: Le document contrôlé en polices, fonds perdus, résolution et profil couleur ; un fichier non conforme est le premier motif de retard.
Grammage: Le poids du papier au mètre carré : il change le rendu, le prix, le façonnage et le coût d'expédition.

Son métier de départ : Gestionnaire de dossiers. Toute l'activité : Impression numérique et reprographie.