En reprographie, les contrats qui comptent se renouvellent à date fixe : contrats de copies des entreprises, marchés publics des collectivités et des universités, conventions avec les associations étudiantes pour les mémoires. Un marché public se perd s'il n'est pas repéré à la publication ; un contrat privé se perd si le préavis passe sans échange. L'assistant sort les échéances, relit les clauses de prix à la page et prépare le dossier avant que le temps ne manque.

Ce qu'il fait chaque jour chez vous

Dresser l'échéancier des contrats de copiesIl tient la liste des contrats avec leur date de fin, leur préavis, le prix à la page équivalente A4 en noir et en couleur et les clauses de révision, et la remet à jour à chaque avenant.
Guetter les marchés de reprographie des collectivitésIl surveille les avis de marché des collectivités clientes, dont les dates sont connues longtemps à l'avance, et prévient dès la publication pour que l'offre ne se prépare pas en trois jours.
Reconstituer l'historique d'un compte avant renouvellementIl rassemble les volumes réels, les réimpressions, les retards et les réclamations de la période écoulée, pour que la proposition de renouvellement parte des faits et non d'un souvenir.
Relire les prestations comprises au contratIl vérifie ce que le contrat inclut vraiment (papier standard, grammage plus épais facturé en sus, façonnage simple ou reliure) pour éviter de reconduire un prix qui ne couvre plus le travail fait.
Prévenir le client avant l'échéanceIl rédige le courriel qui annonce au client la fin prochaine du contrat, rappelle la date de préavis et propose un échange, à faire valider par le responsable avant envoi.
Préparer les pièces d'une réponse à marchéIl assemble les références, les attestations demandées et les fiches techniques des matériels pour le dossier de candidature, et liste ce qui manque encore au responsable qui signera.

Sur le terrain

Le marché d'une université qui revient tous les quatre ans

Le marché de reprographie d'une université arrive à son terme au printemps. L'assistant le signale dès janvier, rassemble le volume réel de pages couleur et noir, les délais tenus pendant les examens et deux réclamations sur des thèses reliées de travers alors que le bon à tirer était signé. Il dresse la liste des pièces à fournir et la donne au gérant, qui décide du prix et signe l'offre.

Un contrat reconduit à perte

Un cabinet comptable est sous contrat depuis trois ans avec un prix à la page fixé sur du papier standard. En relisant l'historique, l'assistant remarque que le cabinet commande désormais ses liasses sur un papier épais avec reliure thermique, non prévue au contrat. Il chiffre l'écart sur l'année, le présente au responsable avec le contrat et propose un avenant à discuter avant le préavis.

Les mots qu'il emploie chaque jour

Grammage: Le poids du papier au mètre carré : il change le rendu, le prix, le façonnage et le coût d'expédition.
Façonnage: Tout ce qui suit l'impression : pliage, rainage, découpe, reliure ; c'est souvent là que se perdent les délais.
Bon à tirer: L'accord écrit du client sur l'épreuve : après lui, une erreur de contenu n'est plus imputable à l'imprimeur.

Son métier de départ : Chargé des renouvellements de contrats. Toute l'activité : Impression numérique et reprographie.