Une entreprise d'impression numérique répartie sur plusieurs boutiques et un atelier central a besoin de chiffres comparables d'un site à l'autre : qui travaille où, combien d'heures, combien d'intérimaires, et combien de personnes savent tenir le calage couleur sur chaque site. Les données viennent de la paie, du logiciel de temps et des tableaux des responsables d'agence, rarement à jour en même temps. Le reporting vérifie que chaque source est complète avant de calculer, et produit des états que chaque responsable peut lire pour son propre site.

Ce qu'il fait chaque jour chez vous

S'assurer que chaque agence a transmisIl vérifie en début de mois que tous les points de vente ont envoyé leurs relevés d'heures et d'absences, et relance par courriel ceux qui manquent avant de lancer le calcul.
Découper les chiffres par site et par fonctionIl produit les effectifs et les heures par agence et par grande fonction, comptoir, PAO, presse, façonnage, pose, pour que chaque responsable voie son équipe sans voir les autres.
Isoler la part de l'intérim de saisonIl sépare dans les états les heures des intérimaires et des CDD de saison, pour que la comparaison d'un mois de rentrée avec un mois calme ait du sens.
Tenir l'agenda des états à produireIl garde la liste des états dus dans l'année, déclarations annuelles comprises, avec leurs dates, et prévient le gérant un mois avant chaque échéance.
Préparer les états obligatoiresIl établit à partir des sources vérifiées les états annuels exigés, en indiquant pour chaque chiffre la source utilisée, et les remet au gérant pour validation.
Envoyer à chaque responsable sa propre pageIl décline le tableau du mois par agence et l'envoie à chaque responsable, avec deux ou trois remarques sur son site, et le tableau complet au seul gérant.

Sur le terrain

Une agence qui ne transmet pas

Le 3 du mois, l'agence de la gare n'a pas envoyé ses relevés d'heures. Le reporting relance le responsable, qui répond qu'il était seul au comptoir toute la semaine. Plutôt que d'estimer, le reporting produit les états des autres sites et signale dans le tableau du gérant que la gare manque. Les relevés arrivent le 5 ; l'état complet part le jour même avec la mention de la date de mise à jour.

Des heures de PAO qui doublent

Le tableau de septembre montre des heures de PAO presque doublées à l'atelier central. Avant d'envoyer, le reporting vérifie la source : un nouveau salarié du façonnage, formé à préparer un fichier prêt à imprimer, a été saisi dans la mauvaise fonction. Il fait corriger la fiche par le gestionnaire, recalcule et précise dans l'envoi que les chiffres d'août restent comparables.

Les mots qu'il emploie chaque jour

Façonnage: Tout ce qui suit l'impression : pliage, rainage, découpe, reliure ; c'est souvent là que se perdent les délais.
Calage couleur: Le réglage qui assure la constance des teintes d'un tirage à l'autre ; sans profil, la couleur du client n'est jamais la vôtre.
Fichier prêt à imprimer: Le document contrôlé en polices, fonds perdus, résolution et profil couleur ; un fichier non conforme est le premier motif de retard.

Son métier de départ : Reporting RH. Toute l'activité : Impression numérique et reprographie.