Dans une reprographie, le site de commande compte des paniers, le logiciel de gestion compte des devis, la caisse compte des tickets, et personne ne compte la même chose. Le taux de transformation d'un devis en commande n'a pas de sens si l'on mélange des devis de cartes de visite et des devis de signalétique à plusieurs milliers d'euros. L'analyste écrit les définitions, collecte les mesures et explique pourquoi deux outils ne donnent pas le même chiffre.

Ce qu'il fait chaque jour chez vous

Définir par écrit chaque indicateur suiviIl rédige ce que veut dire une commande, un devis gagné ou un client actif, pour que le site, la gestion et la caisse soient comparés sur la même base.
Séparer les familles de produits dans les tauxIl calcule les taux par famille, petit format à l'exemplaire, grand format au mètre carré, copies à la page, parce qu'une moyenne commune ne dit rien.
Expliquer les écarts entre le site et la gestionIl rapproche les commandes en ligne des dossiers ouverts dans le logiciel de production et explique les écarts : annulations, doublons, commandes saisies au comptoir.
Montrer les volumes derrière chaque pourcentageIl écrit toujours le nombre de commandes sous un taux, pour qu'une hausse de 50 % sur quatre devis ne soit pas lue comme une tendance.
Mesurer le temps perdu avant productionIl suit le délai entre la réception d'une commande et le bon à tirer signé, et la part des dossiers bloqués faute de fichier prêt à imprimer.
Tenir compte des saisons de l'atelierIl compare chaque mois à la même période de l'année précédente, les soutenances, la rentrée et les fêtes rendant toute comparaison d'un mois à l'autre trompeuse.

Sur le terrain

Un taux de transformation qui s'effondre

Le gérant s'inquiète : le taux de transformation des devis aurait chuté de moitié en un trimestre. L'analyste regarde les volumes : un nouveau formulaire en ligne a multiplié les demandes de devis pour des cartes de visite, rarement confirmées, tandis que les devis de signalétique se transforment comme avant. Il présente les deux taux séparés et le chiffre global n'inquiète plus personne.

Les dossiers qui dorment avant l'impression

En mesurant le délai entre commande et lancement, l'analyste constate qu'un tiers des commandes en ligne attendent plus d'un jour avant le bon à tirer. Il découvre que la moitié de ces dossiers attendent un fichier corrigé, l'autre moitié une validation que le client n'a pas vue. Il présente les deux causes séparément au responsable, avec le nombre de dossiers et l'effet sur le façonnage du lendemain.

Les mots qu'il emploie chaque jour

Bon à tirer: L'accord écrit du client sur l'épreuve : après lui, une erreur de contenu n'est plus imputable à l'imprimeur.
Fichier prêt à imprimer: Le document contrôlé en polices, fonds perdus, résolution et profil couleur ; un fichier non conforme est le premier motif de retard.
Façonnage: Tout ce qui suit l'impression : pliage, rainage, découpe, reliure ; c'est souvent là que se perdent les délais.

Son métier de départ : Analyste marketing. Toute l'activité : Impression numérique et reprographie.