Une reprographie négocie un prix avec son grossiste sur une liste de papiers, puis les opérateurs commandent une référence voisine hors accord parce qu'ils ne savaient pas laquelle était couverte. Un travail de reliure part chez un façonnier non référencé alors qu'un tarif existe ailleurs. Le gestionnaire des commandes porte sur chaque bon la condition qui s'applique et la bonne référence.

Ce qu'il fait chaque jour chez vous

Rattacher la commande à l'accord en vigueurIl recherche, pour chaque papier ou prestation demandé, l'accord de prix existant et propose la référence couverte quand le demandeur a choisi un équivalent hors accord.
Rédiger des bons de commande completsIl émet chaque bon avec référence exacte, format, grammage, quantité, prix convenu, date de livraison et numéro du travail client concerné.
Vérifier chaque ligne avant envoiIl contrôle l'unité de prix, au mille feuilles, au rouleau ou au mètre carré, la cohérence de la quantité et l'adresse de livraison, avant de soumettre le bon à la signature.
S'assurer que le signataire est autoriséIl vérifie que le montant reste dans le plafond de la personne qui valide, et fait remonter au gérant les commandes qui le dépassent.
Repérer les commandes découpéesIl signale les commandes de papier passées en plusieurs petites fois pour rester sous un plafond de validation, et les regroupe pour obtenir le palier de prix.
Préparer des modèles pour les achats répétésIl tient des modèles de commande pour les papiers de base, les toners et les fournitures de façonnage, pour accélérer les urgences sans erreur de référence.

Sur le terrain

Le couché hors accord

Un opérateur demandait un couché satiné d'une autre marque que celle couverte par l'accord de prix, pour des brochures attendues sur bon à tirer signé. Le gestionnaire a vérifié que le papier sous accord avait le même grammage et le même rendu sur la presse, l'a proposé au demandeur et a établi la commande au prix convenu. L'économie a été retrouvée sur la facture.

Une reliure partie chez le mauvais façonnier

Le gestionnaire a remarqué qu'une série de reliures à anneaux était commandée chez un façonnier non référencé, alors qu'un tarif avait été négocié avec un autre. Il a prévenu le demandeur, a vérifié que le façonnier référencé tenait le délai et a modifié la commande avant envoi. Il a ensuite ajouté la prestation au modèle de commande.

Les mots qu'il emploie chaque jour

Grammage: Le poids du papier au mètre carré : il change le rendu, le prix, le façonnage et le coût d'expédition.
Façonnage: Tout ce qui suit l'impression : pliage, rainage, découpe, reliure ; c'est souvent là que se perdent les délais.
Bon à tirer: L'accord écrit du client sur l'épreuve : après lui, une erreur de contenu n'est plus imputable à l'imprimeur.

Son métier de départ : Gestionnaire des commandes d'achat. Toute l'activité : Impression numérique et reprographie.