Un atelier d'impression numérique accumule des milliers de fichiers clients : la plaquette en v3, la v3 corrigée, la « finale » et celle qui a vraiment été tirée. S'y ajoutent les gabarits remis aux agences, les profils des presses et les fiches techniques des papiers. Ces fichiers appartiennent aux clients et ne servent à rien d'autre qu'à leurs commandes. Le gestionnaire tient l'ordre de ce fonds, fixe avec le gérant la durée de garde de chaque famille et ferme l'accès aux documents sensibles.

Ce qu'il fait chaque jour chez vous

Rattacher chaque tirage à la version impriméeIl range le fichier effectivement envoyé en presse avec le bon à tirer et la date, et marque les autres versions comme non tirées, pour qu'une réimpression ne reparte jamais d'un brouillon.
Tenir les gabarits à jour pour les agencesIl conserve la dernière version des gabarits de la maison (cartes, chevalets, roll-up, pochettes à rabats) et signale ceux qui ne correspondent plus aux formats ou aux machines actuelles.
Conserver les réglages de chaque presseIl garde, avec leur date, les profils et notes de calage couleur de chaque presse et de chaque papier, pour qu'un retirage six mois plus tard retrouve le même rendu.
Fermer l'accès aux documents confidentielsIl vérifie que les sujets d'examen, documents de ressources humaines ou dossiers juridiques confiés à l'atelier ne sont visibles que des personnes qui les traitent, et signale tout partage plus large.
Proposer l'effacement des fichiers échusSelon la durée de conservation fixée par le gérant pour chaque famille, il dresse la liste des fichiers clients à supprimer et attend l'accord avant qu'on efface quoi que ce soit.
Distinguer source, correction et version tiréePour chaque commande, il sépare ce que le client a envoyé, ce que l'atelier a corrigé et le fichier prêt à imprimer réellement passé en machine, afin que personne ne confonde les trois.

Sur le terrain

La réimpression d'un catalogue de l'an dernier

Un client demande de refaire le même catalogue que l'an passé. Le dossier contient quatre PDF aux noms presque identiques. Le gestionnaire retrouve celui qui accompagne le bon à tirer signé, vérifie qu'il est identique au fichier parti en presse le jour du tirage, et le transmet à l'atelier avec les notes de réglage. Les trois autres versions restent marquées comme non tirées.

Des sujets d'examen dans le dossier partagé

Un lycée confie l'impression de ses sujets d'examens blancs. Le gestionnaire constate que le dossier de la commande a été créé dans l'espace commun, ouvert à tout l'atelier et au stagiaire du comptoir. Il prévient le gérant, propose de déplacer les fichiers dans un dossier réservé à l'opérateur chargé du tirage, et consigne la règle pour toutes les commandes de ce type.

Les mots qu'il emploie chaque jour

Bon à tirer: L'accord écrit du client sur l'épreuve : après lui, une erreur de contenu n'est plus imputable à l'imprimeur.
Calage couleur: Le réglage qui assure la constance des teintes d'un tirage à l'autre ; sans profil, la couleur du client n'est jamais la vôtre.
Fichier prêt à imprimer: Le document contrôlé en polices, fonds perdus, résolution et profil couleur ; un fichier non conforme est le premier motif de retard.

Son métier de départ : Gestionnaire documentaire. Toute l'activité : Impression numérique et reprographie.