La clôture d'une reprographie tombe souvent en plein rush de fin d'année : calendriers, cartes de vœux, catalogues de dernière minute. Au 31 décembre, des commandes sont imprimées sans être livrées, d'autres livrées sans être facturées, et les rouleaux de bâche entamés dorment au fond de l'atelier. Ce qui n'est pas compté ce jour-là fausse la marge de l'année entière.

Ce qu'il fait chaque jour chez vous

Organiser le comptage des papiers et des supportsIl prépare la feuille d'inventaire par référence, grammage et format, rouleaux entamés compris, pour que l'équipe compte en une heure le dernier jour au lieu d'une demi-journée en janvier.
Lister les travaux tirés et non encore facturésÀ partir du logiciel de gestion, il relève les commandes dont le bon à tirer est signé et l'impression faite mais dont la facture n'est pas émise, avec leur montant et leur état de façonnage.
Provisionner les clics du dernier trimestreLa facture du loueur pour les copies d'octobre à décembre arrive en janvier : il estime le montant à partir des compteurs relevés au dernier jour et le transmet au comptable.
Faire la part des acomptes reçus sur des commandes de janvierUn client qui a versé un acompte en décembre pour un tirage de janvier ne doit pas gonfler le chiffre de l'exercice : il identifie ces acomptes et les remet au comptable avec la date de livraison prévue.
Repérer les commandes bloquées sur un fichierLes dossiers en attente d'un fichier prêt à imprimer depuis des semaines peuvent porter un acompte qui ne donnera jamais de tirage : il les signale pour qu'on décide du remboursement ou du maintien.
Rassembler les pièces des avoirs de fin d'annéeIl réunit pour chaque réimpression gratuite ou remise accordée en décembre la réclamation, le bon à tirer et l'accord du responsable, pour que la révision trouve la justification sans chercher.

Sur le terrain

Trois cents calendriers imprimés le 30 décembre

Une commande de calendriers d'une mutuelle est imprimée le 30 décembre et attend son façonnage spirale pour le 3 janvier. L'agent la classe en travaux en cours, chiffre le papier et les clics consommés à partir de la fiche de commande, et note que la facture partira à la livraison. Le comptable retrouve la ligne dans le dossier de révision avec son explication, au lieu de découvrir en février un tirage sans chiffre d'affaires.

Des rouleaux de bâche entamés oubliés au sous-sol

L'inventaire de l'an passé ignorait les rouleaux entamés de bâche et d'adhésif. Cette année, l'agent ajoute à la feuille de comptage une ligne par rouleau ouvert, avec la longueur restante à mesurer, et le nom de la référence lue sur l'étiquette. L'opérateur grand format fait le relevé en vingt minutes et le stock de supports apparaît enfin à sa vraie valeur.

Les mots qu'il emploie chaque jour

Grammage: Le poids du papier au mètre carré : il change le rendu, le prix, le façonnage et le coût d'expédition.
Façonnage: Tout ce qui suit l'impression : pliage, rainage, découpe, reliure ; c'est souvent là que se perdent les délais.
Bon à tirer: L'accord écrit du client sur l'épreuve : après lui, une erreur de contenu n'est plus imputable à l'imprimeur.
Fichier prêt à imprimer: Le document contrôlé en polices, fonds perdus, résolution et profil couleur ; un fichier non conforme est le premier motif de retard.

Son métier de départ : Préparateur de clôture. Toute l'activité : Impression numérique et reprographie.