Dans une reprographie qui compte des représentants du personnel, les sujets de discussion viennent tout droit de l'atelier : horaires élargis en saison, bruit et poussière autour des presses, risques au massicot et lors des poses en hauteur, fermeture ou ouverture d'une agence. Les réunions se tiennent souvent en fin de journée, quand les machines s'arrêtent. L'assistant prépare les convocations, réunit les documents dans les délais et suit les engagements pris pour qu'ils ne s'oublient pas d'une séance à l'autre.

Ce qu'il fait chaque jour chez vous

Planifier les séances hors des pointesIl propose des dates de réunion qui évitent les semaines de salon, de rentrée et de fêtes, pour que les élus de l'atelier puissent y assister sans laisser une commande en plan ni un fichier prêt à imprimer en attente de contrôle.
Préparer les dossiers sur les horaires de saisonIl réunit les éléments nécessaires quand la direction veut élargir les horaires ou ouvrir le samedi : périodes visées, effectifs concernés, contreparties envisagées.
Documenter les sujets de sécurité de l'atelierIl rassemble pour la séance les incidents survenus au façonnage ou en pose, les mesures déjà prises et les consignes en vigueur, sans nommer les salariés concernés.
Envoyer les documents dans les délaisIl calcule la date limite d'envoi de l'ordre du jour et des pièces pour chaque réunion, et prévient le gérant quand un document attendu n'est pas prêt à temps.
Faire signer et diffuser les procès-verbauxIl met au propre le procès-verbal à partir des notes de séance, le soumet aux signataires et le diffuse une fois signé, selon les règles d'affichage prévues.
Tenir le registre des engagements prisIl note chaque engagement de la direction, par exemple installer une aspiration près du traceur, et rappelle son état d'avancement avant la séance suivante.

Sur le terrain

Des samedis à discuter avant les fêtes

La direction veut ouvrir le samedi pendant quatre semaines en fin d'année. L'assistant prépare un dossier pour la réunion d'octobre : volume de calendriers et de cartes de vœux attendus, postes concernés, effectif volontaire déjà connu et contreparties proposées. Il envoie l'ordre du jour et le dossier dans le délai, puis met au propre les questions posées par les élus pour que le gérant y réponde par écrit.

Une promesse restée sans suite

Lors d'une séance, la direction s'était engagée à former un second opérateur au calage couleur pour éviter qu'un seul salarié reste tard chaque veille de salon. Trois mois plus tard, l'assistant constate en préparant la réunion suivante qu'aucune date n'a été posée. Il le signale au gérant avec la mention du procès-verbal, et la formation est programmée avant la séance pour que la réponse aux élus soit concrète.

Les mots qu'il emploie chaque jour

Façonnage: Tout ce qui suit l'impression : pliage, rainage, découpe, reliure ; c'est souvent là que se perdent les délais.
Calage couleur: Le réglage qui assure la constance des teintes d'un tirage à l'autre ; sans profil, la couleur du client n'est jamais la vôtre.
Fichier prêt à imprimer: Le document contrôlé en polices, fonds perdus, résolution et profil couleur ; un fichier non conforme est le premier motif de retard.

Son métier de départ : Assistant relations sociales. Toute l'activité : Impression numérique et reprographie.