Les clients en compte d'une reprographie sont très différents : l'agence de communication qui commande chaque semaine, le cabinet d'architectes qui tire des plans au mètre, l'école qui paie sur bon de commande, la mairie qui exige le dépôt de la facture sur Chorus Pro. Un compte mal paramétré, une facture sans numéro d'engagement, et le paiement n'arrive pas.

Ce qu'il fait chaque jour chez vous

Ouvrir un compte client avec ses vraies exigencesPour un nouveau client professionnel, il réclame l'adresse de facturation, le nom du payeur, et pour une collectivité le service et les références à reporter sur chaque facture.
Déposer les factures publiques avec leurs référencesIl vérifie que chaque facture destinée à une collectivité porte le numéro d'engagement ou de bon de commande avant le dépôt sur Chorus Pro, et suit son statut.
Imputer acomptes et soldes des gros tiragesIl rattache l'acompte versé à la commande de catalogues ou d'affiches, puis le solde à la facture finale émise après façonnage et livraison, pour qu'aucun relevé ne réclame une somme déjà payée.
Envoyer les relevés aux agences et aux graphistesLes agences qui commandent pour plusieurs clients reçoivent un relevé par dossier, avec la référence de leur propre client, pour qu'elles refacturent sans erreur.
Répondre aux contestations de couleur ou de contenuQuand un client conteste une facture pour une teinte ou une faute, il joint le bon à tirer signé et la fiche de commande, et transmet au responsable si l'erreur est celle de l'atelier.
Signaler les comptes qui glissentIl prévient le gérant d'un client dont l'encours grandit à chaque commande sans règlement, avant que le prochain gros tirage ne soit lancé à crédit.

Sur le terrain

Une facture de mairie rejetée

Une facture de bulletins municipaux est rejetée sur Chorus Pro parce qu'elle ne porte pas le numéro d'engagement. L'agent retrouve le bon de commande de la mairie dans la messagerie, complète la facture, la redépose et en informe le service financier par courriel. Il ajoute au compte de cette mairie la mention obligatoire, pour que les factures suivantes partent complètes.

Une agence qui conteste un bleu

Une agence refuse de payer des kakémonos dont le bleu, dit-elle, ne correspond pas à la charte. L'agent rassemble le bon à tirer validé par l'agence, la fiche de contrôle indiquant que le fichier prêt à imprimer était en RVB sans profil, et le relevé de calage couleur du jour. Il transmet le dossier au responsable, qui propose une réimpression à prix coûtant en rappelant le point sur les profils.

Les mots qu'il emploie chaque jour

Bon à tirer: L'accord écrit du client sur l'épreuve : après lui, une erreur de contenu n'est plus imputable à l'imprimeur.
Calage couleur: Le réglage qui assure la constance des teintes d'un tirage à l'autre ; sans profil, la couleur du client n'est jamais la vôtre.
Façonnage: Tout ce qui suit l'impression : pliage, rainage, découpe, reliure ; c'est souvent là que se perdent les délais.
Fichier prêt à imprimer: Le document contrôlé en polices, fonds perdus, résolution et profil couleur ; un fichier non conforme est le premier motif de retard.

Son métier de départ : Gestionnaire de comptes clients. Toute l'activité : Impression numérique et reprographie.