Dans une entreprise d'impression numérique, les dossiers du personnel ne se résument pas au contrat et à la carte vitale. Le poseur d'adhésif grand format a des formations à renouveler, le livreur un permis à jour, l'opérateur du massicot une attestation de prise en main signée. Ces papiers arrivent en vrac, souvent photographiés au téléphone, et personne ne sait où ils finissent le jour où l'assureur ou l'inspection les demande.

Ce qu'il fait chaque jour chez vous

Ranger les attestations machinesIl classe dans le dossier de chaque salarié les attestations de prise en main du massicot, de la plieuse ou de la relieuse, avec leur date, pour qu'on sache qui a été formé à quoi au façonnage.
Surveiller les permis et formations de poseIl relève les dates de fin des permis des livreurs et des formations des poseurs qui interviennent sur chantier, et alerte un mois avant pour ne pas bloquer une pose de bâche déjà vendue.
Séparer les papiers personnels des papiers de productionIl écarte des dossiers RH ce qui n'y a pas sa place, comme un bon à tirer client scanné par erreur avec un arrêt de travail, et le renvoie au service concerné sans le dupliquer.
Relancer les pièces des intérimaires de saisonIl dresse la liste de ce que chaque renfort de rentrée ou de fin d'année doit encore fournir et prépare les courriels de rappel à envoyer avant son premier jour en atelier.
Préparer les documents à faire signer à l'embaucheIl réunit pour chaque arrivant la fiche de poste, les consignes de sécurité de l'atelier et le règlement intérieur, puis suit leur retour signé dans la semaine.
Tenir la liste des dossiers à épurerIl signale chaque mois les dossiers d'anciens salariés dont la durée de conservation est passée, pour que le responsable décide de leur destruction et la consigne.

Sur le terrain

Le contrôle de l'assureur après une coupure

Après une coupure légère au massicot, l'assureur demande la preuve que le salarié avait été formé à la machine. L'agent retrouve l'attestation dans son dossier, datée et signée, ainsi que la consigne de sécurité remise à l'embauche. Il signale au gérant que deux autres opérateurs de façonnage n'ont aucune attestation écrite et propose de les faire signer cette semaine, avant qu'un second incident ne pose la même question.

Un livreur dont le permis expire

Le livreur qui porte les commandes lourdes de papier fort et de gros grammage voit son permis arriver à échéance pendant la semaine des salons. L'agent l'a repéré six semaines plus tôt, lui a envoyé un rappel, puis a prévenu le responsable qu'aucune copie du renouvellement n'était arrivée. Le responsable a pu organiser une solution de remplacement pour les livraisons sans attendre le dernier jour.

Les mots qu'il emploie chaque jour

Façonnage: Tout ce qui suit l'impression : pliage, rainage, découpe, reliure ; c'est souvent là que se perdent les délais.
Bon à tirer: L'accord écrit du client sur l'épreuve : après lui, une erreur de contenu n'est plus imputable à l'imprimeur.
Grammage: Le poids du papier au mètre carré : il change le rendu, le prix, le façonnage et le coût d'expédition.

Son métier de départ : Gestionnaire dossiers salariés. Toute l'activité : Impression numérique et reprographie.