Dans une reprographie, l'achat se décide souvent au comptoir : un client veut un papier texturé d'un grammage que l'atelier n'a pas, l'opérateur grand format manque d'encre avant un salon, le logiciel de web-to-print passe à une offre plus chère. Sans quelqu'un pour vérifier le budget et la nécessité avant la commande, la marge du dossier part dans un carton de papier qu'on n'utilisera qu'une fois.

Ce qu'il fait chaque jour chez vous

Vérifier qu'un papier spécial est couvert par le devisAvant de commander une référence peu courante pour un client, il vérifie que le devis accepté intègre son prix et la quantité minimale vendue par le papetier, et alerte si le reste du paquet ne servira à rien.
Instruire les commandes de consommables grand formatEncres, supports en rouleau, laminats : il rapproche la demande du stock restant et du planning des commandes pour éviter la commande en urgence, plus chère, la semaine d'un salon.
Surveiller les abonnements logiciels de l'atelierRIP, outil de contrôle des fichiers, plateforme de commande en ligne : il tient la liste des abonnements, de leur coût et de leur date de reconduction, et prévient avant chaque échéance.
Préparer les renouvellements de contrats de maintenanceIl récapitule pour chaque presse le nombre d'interventions de l'année, les visites de calage couleur et le coût, pour que le gérant négocie avant la reconduction tacite.
Rapprocher les achats par carte de leurs commandesChaque dépense faite avec la carte de l'atelier, chez un grossiste ou en ligne, doit retrouver son justificatif et le dossier client qu'elle a servi ; il réclame ce qui manque.
Comparer sous-traitance et achat de matériel de façonnageQuand l'atelier sous-traite souvent la même finition, il additionne ce qu'elle a coûté sur l'année pour éclairer la décision d'acheter ou non la machine.

Sur le terrain

Un papier nacré commandé pour deux cents cartes

Un client veut deux cents cartes de vœux sur un papier nacré que le papetier ne vend qu'au carton de mille feuilles. L'opératrice demande l'achat. L'agent compare au devis, qui n'intègre que le papier utilisé, et prévient le commercial avant que le bon à tirer ne parte : soit le devis est revu, soit on propose au client un papier en stock. Le client choisit un papier en stock et la commande garde sa marge.

Une reconduction de maintenance évitée de justesse

Le contrat de maintenance d'une ancienne presse noire arrive à reconduction dans un mois. L'agent relève que la machine ne tire plus que les copies de comptoir, désormais faites sur une presse plus récente, et que le contrat coûte plus cher que les clics qu'elle produit. Il écrit au gérant avec ces chiffres, qui décide de ne pas reconduire et de retirer la machine.

Les mots qu'il emploie chaque jour

Grammage: Le poids du papier au mètre carré : il change le rendu, le prix, le façonnage et le coût d'expédition.
Façonnage: Tout ce qui suit l'impression : pliage, rainage, découpe, reliure ; c'est souvent là que se perdent les délais.
Bon à tirer: L'accord écrit du client sur l'épreuve : après lui, une erreur de contenu n'est plus imputable à l'imprimeur.
Calage couleur: Le réglage qui assure la constance des teintes d'un tirage à l'autre ; sans profil, la couleur du client n'est jamais la vôtre.

Son métier de départ : Gestionnaire des dépenses. Toute l'activité : Impression numérique et reprographie.