Une reprographie dépense peu en déplacements, mais mal rangés : le poseur qui colle un adhésif sur une vitrine à quarante kilomètres, le gérant qui livre lui-même 300 livrets à 7 h pour un séminaire, l'opérateur qui paie de sa poche une rame de papier couché chez le grossiste parce que le grammage commandé n'est pas arrivé. Chacune de ces dépenses appartient à un dossier client, et une partie devrait être refacturée.

Ce qu'il fait chaque jour chez vous

Rattacher chaque frais de pose à son numéro de commandePéage, parking et repas d'une pose de bâche ou d'adhésif sont reliés au dossier dans le logiciel de gestion, pour que le gérant voie si le forfait pose facturé au client couvre réellement le déplacement.
Distinguer l'achat de dépannage du frais personnelUn rouleau de vinyle ou une rame d'un grammage introuvable payés en carte personnelle ne sont pas des frais de mission : il les reclasse en achat de consommables, avec le fournisseur et la quantité, pour le stock et la TVA.
Contrôler les kilomètres des livraisons urgentesIl compare le trajet déclaré à l'adresse du bon de livraison de la commande et signale une distance qui ne correspond à aucune livraison du jour, sans jamais trancher lui-même.
Isoler ce qui doit repartir sur la facture du clientQuand le devis prévoyait une livraison, une pose ou un façonnage sous-traité facturés à part, il prévient la personne qui facture que le frais existe, avant que la commande soit soldée et que la refacturation soit oubliée.
Traiter les frais de salon et de démonstration matérielLes visites de salons professionnels de l'impression ou les démonstrations chez un constructeur de presses sont regroupées par événement, avec la liste des personnes présentes, pour que le dirigeant sache ce que chaque visite a coûté.
Réclamer les tickets manquants avant la fin du moisIl écrit aux poseurs et aux livreurs dont la note porte une dépense sans justificatif, en rappelant la commande concernée, et relance par courriel jusqu'à réception ou explication.

Sur le terrain

Une pose de vitrophanie qui coûte plus qu'elle ne rapporte

Deux poseurs vont coller la vitrophanie d'une agence immobilière dans une ville voisine ; la pose déborde, ils déjeunent sur place et paient un parking à la journée. L'agent rattache les trois tickets à la commande, voit que le devis prévoyait un forfait pose sans déplacement, et le signale au gérant avec le total. Le gérant ajuste son barème de pose pour les prochains devis hors agglomération.

Le papier acheté en urgence la veille d'un tirage

La veille d'un tirage de faire-part dont le bon à tirer est signé, le papier création commandé n'est pas livré. Un opérateur en achète deux rames chez un grossiste avec sa carte et les met en note de frais. L'agent reclasse la dépense en achat de papier, demande la facture au nom de l'atelier pour récupérer la TVA, et prévient le responsable pour que la livraison tardive soit réclamée au fournisseur habituel.

Les mots qu'il emploie chaque jour

Grammage: Le poids du papier au mètre carré : il change le rendu, le prix, le façonnage et le coût d'expédition.
Façonnage: Tout ce qui suit l'impression : pliage, rainage, découpe, reliure ; c'est souvent là que se perdent les délais.
Bon à tirer: L'accord écrit du client sur l'épreuve : après lui, une erreur de contenu n'est plus imputable à l'imprimeur.

Son métier de départ : Gestionnaire de notes de frais. Toute l'activité : Impression numérique et reprographie.