Une reprographie accumule des données sans y penser : coordonnées laissées au comptoir, comptes en ligne, historique de commandes, et parfois les fichiers eux-mêmes, qui contiennent des mémoires, des plans ou des listes de participants. Ces fichiers restent la propriété du client et ne servent à rien d'autre que sa commande. Le chargé de marketing relationnel sait à quoi sert chaque donnée, combien de temps elle se garde et ce qu'un client peut demander.

Ce qu'il fait chaque jour chez vous

Écrire à quoi sert chaque donnée collectéeIl documente, pour chaque champ de la base (adresse, téléphone, historique de commandes), la finalité pour laquelle il a été recueilli et ce qu'on n'a pas le droit d'en faire.
Distinguer données clients et fichiers clientsIl fait la différence entre les coordonnées, que la base garde, et les fichiers déposés pour impression, qui ne servent jamais à profiler ni à démarcher.
Fixer et appliquer les durées de conservationIl fait respecter les durées décidées par le gérant pour les comptes inactifs, les épreuves archivées et les fichiers déposés, et signale ce qui dépasse.
Traiter une demande d'accès ou d'effacementQuand un client demande ce qu'on garde sur lui ou l'effacement de ses données, il rassemble ce qui existe et prépare la réponse pour validation.
Construire des segments qui servent la relationIl prépare des groupes utiles, clients à contrat de copies, étudiants des deux dernières années, comptes grand format, en notant les données utilisées pour chacun.
Vérifier qu'une suppression est réelleAprès un effacement, il contrôle que la personne a disparu du logiciel de devis, de l'outil d'envoi et du site de commande, pas seulement de l'un des trois.

Sur le terrain

Une ancienne étudiante qui demande l'effacement

Une ancienne cliente demande qu'on efface tout ce qui la concerne, y compris le fichier de sa thèse. L'assistant retrouve son compte sur le site, ses devis, l'archive du bon à tirer et le fichier prêt à imprimer conservé sur le serveur de production. Il prépare la liste pour le gérant, signale qu'une facture doit rester en comptabilité, et vérifie après coup que les autres éléments ont bien disparu.

Un segment qui utilisait le contenu des fichiers

Un collègue propose de cibler les associations sportives en cherchant les mots « club » et « tournoi » dans les noms de fichiers déposés. L'assistant refuse ce segment : les fichiers ne servent qu'à la commande. Il propose à la place d'utiliser le type de client renseigné à la création du compte, et l'historique des produits commandés, comme les bâches ou les affiches sur fort grammage.

Les mots qu'il emploie chaque jour

Fichier prêt à imprimer: Le document contrôlé en polices, fonds perdus, résolution et profil couleur ; un fichier non conforme est le premier motif de retard.
Bon à tirer: L'accord écrit du client sur l'épreuve : après lui, une erreur de contenu n'est plus imputable à l'imprimeur.
Grammage: Le poids du papier au mètre carré : il change le rendu, le prix, le façonnage et le coût d'expédition.

Son métier de départ : Chargé de marketing relationnel. Toute l'activité : Impression numérique et reprographie.