Une entreprise d'impression numérique embauche par vagues : CDD de rentrée pour les polycopiés, renforts de période électorale, contrats courts avant les fêtes. Chaque arrivée demande un contrat, une déclaration préalable, une affiliation, une ligne au registre ; chaque départ, un certificat et un solde. Quand tout arrive la même semaine que les urgences de production, les papiers prennent du retard. L'assistant prépare ces documents à partir des modèles validés et les fait signer à temps.

Ce qu'il fait chaque jour chez vous

Préparer les contrats des vagues saisonnièresIl établit en série les CDD des renforts de rentrée ou de fin d'année à partir du modèle validé, avec le motif, la durée et le poste exact, façonnage, comptoir ou presse.
Déclarer chaque arrivée avant le premier jourIl prépare les déclarations préalables à l'embauche dès que la date est fixée et alerte le gérant si un renfort doit commencer avant que la déclaration ait été faite.
Tenir le registre malgré les allers-retoursIl inscrit au registre unique chaque entrée et sortie, y compris celle d'un saisonnier qui revient chaque année, sans créer de doublon ni oublier une date de fin.
Anticiper la fin des contrats courtsIl prévient dix jours avant la fin de chaque CDD, pour que le gérant décide de prolonger ou non, et prépare selon la réponse l'avenant ou les documents de sortie.
Remettre les documents de départ à tempsIl établit le certificat de travail, l'attestation employeur et le solde de tout compte à partir des modèles, et les fait relire avant le dernier jour du salarié.
Vérifier les affiliations des arrivantsIl contrôle que chaque nouvelle personne est inscrite ou dispensée à la mutuelle et à la prévoyance, avec la pièce justificative au dossier.

Sur le terrain

Cinq renforts pour une élection

Une collectivité confie à l'atelier les documents d'une élection, et le gérant embauche cinq renforts pour trois semaines, surtout au façonnage et à la mise sous pli, qui démarreront dès la signature du bon à tirer. L'assistant prépare les cinq contrats le jour même, les déclarations préalables, et la liste des pièces à fournir. Il repère qu'un renfort commence un samedi et prévient que la déclaration doit partir la veille. Tout est signé avant la première journée.

Un CDD qui se termine en pleine urgence

Le CDD d'un opérateur arrive à son terme alors qu'une grosse commande de catalogues sur papier de fort grammage est en cours. L'assistant le signale au gérant dix jours avant, avec les deux options possibles et les documents à préparer pour chacune. Le gérant choisit de prolonger ; l'avenant est rédigé, relu et signé avant la date de fin, sans interruption du contrat.

Les mots qu'il emploie chaque jour

Façonnage: Tout ce qui suit l'impression : pliage, rainage, découpe, reliure ; c'est souvent là que se perdent les délais.
Bon à tirer: L'accord écrit du client sur l'épreuve : après lui, une erreur de contenu n'est plus imputable à l'imprimeur.
Grammage: Le poids du papier au mètre carré : il change le rendu, le prix, le façonnage et le coût d'expédition.

Son métier de départ : Assistant administration du personnel. Toute l'activité : Impression numérique et reprographie.