Les impayés d'une reprographie viennent rarement du comptoir, réglé sur place. Ils viennent des comptes : l'agence qui attend d'être payée par son propre client, la mairie dont la facture est restée coincée sur la plateforme, l'entreprise qui conteste la teinte de ses kakémonos sans l'avoir écrit. L'agent suit chaque facture, cherche pourquoi elle n'est pas payée avant de relancer, et tient l'encours de chaque client sous les yeux du gérant.

Ce qu'il fait chaque jour chez vous

Chercher la raison d'un retard avant de relancerIl vérifie si la facture a bien été reçue, déposée au bon service ou contestée avant d'écrire au client, pour ne pas relancer une mairie sur une facture qu'elle ne peut pas voir.
Appuyer une contestation sur les piècesQuand un client conteste après coup un contenu ou une teinte, il rassemble le bon à tirer signé, les notes de calage couleur et le bon de livraison, et les présente au gérant avant toute réponse.
Fournir aux clients ce qu'ils demandent sur leur compteIl répond par courriel aux demandes de duplicata, de relevé de compte ou de détail d'une facture de contrat de copies, en joignant les relevés de compteurs du mois.
Surveiller l'encours des agencesIl suit ce que chaque agence ou intermédiaire doit à l'atelier, et prévient le gérant quand l'encours dépasse le plafond fixé ou quand les délais de règlement s'allongent.
Signaler les clients à servir contre acompteIl prévient le comptoir des clients dont les factures restent impayées, pour que leur prochaine commande, même urgente, ne parte en façonnage qu'après accord du gérant.
Classer les retards par anciennetéIl tient le tableau des factures échues par client et par tranche d'âge, avec la raison connue de chaque retard, et le remet au gérant chaque semaine.

Sur le terrain

Une facture de mairie invisible

Une mairie n'a pas réglé une facture de 2 300 € échue depuis six semaines. Avant de relancer, l'agent vérifie le dépôt sur la plateforme publique et découvre qu'elle a été adressée au mauvais code service. Il fait redéposer la facture au bon service et écrit au service financier pour le prévenir, sur un ton d'information et non de relance. Le paiement arrive trois semaines plus tard.

Des kakémonos contestés trois mois après

Une entreprise refuse de payer ses kakémonos en affirmant, trois mois après la livraison, que la couleur n'était pas la bonne. L'agent retrouve le bon à tirer signé par la responsable communication, l'épreuve couleur jointe et le bon de livraison signé sans réserve. Il présente le dossier au gérant, qui choisit une réponse ferme mais courtoise ; l'agent la rédige, et le gérant la signe.

Les mots qu'il emploie chaque jour

Bon à tirer: L'accord écrit du client sur l'épreuve : après lui, une erreur de contenu n'est plus imputable à l'imprimeur.
Calage couleur: Le réglage qui assure la constance des teintes d'un tirage à l'autre ; sans profil, la couleur du client n'est jamais la vôtre.
Façonnage: Tout ce qui suit l'impression : pliage, rainage, découpe, reliure ; c'est souvent là que se perdent les délais.

Son métier de départ : Gestionnaire clients. Toute l'activité : Impression numérique et reprographie.