En impression numérique, il n'y a jamais de bon moment pour un entretien : septembre croule sous la rentrée, novembre sous les calendriers, juin sous les mémoires. Les entretiens glissent donc d'année en année, et les entretiens professionnels obligatoires passent leur échéance sans que personne ne s'en aperçoive. L'assistant fixe une fenêtre réaliste, cale chaque rendez-vous sur une plage creuse et relance jusqu'à ce que le compte rendu soit signé et classé.

Ce qu'il fait chaque jour chez vous

Choisir une fenêtre hors saisonIl propose au gérant une période de campagne dans un creux d'activité, souvent fin janvier ou début juillet, et la justifie avec le calendrier des commandes de l'année précédente.
Repérer les entretiens professionnels en retardIl compare la date du dernier entretien professionnel de chaque salarié avec l'échéance qui s'applique et met en tête de liste ceux dont le délai est dépassé ou proche.
Adapter la trame aux métiers de l'atelierIl propose des questions qui parlent aux opérateurs : qualité au façonnage, respect des délais, retours clients, gestion du bon à tirer, plutôt qu'une grille de bureau générique.
Protéger les créneaux des entretiensIl pose les rendez-vous sur des plages sans tirage prévu, et quand une urgence arrive, propose aussitôt une nouvelle date dans la semaine au lieu de laisser l'entretien disparaître.
Relancer les comptes rendus non rendusIl rappelle au responsable les comptes rendus restés vides ou non signés, en lui envoyant la trame préremplie avec les éléments déjà connus du salarié.
Rendre compte de l'avancement chaque semaineIl envoie au gérant le nombre d'entretiens faits, programmés et en retard, en distinguant les entretiens professionnels dont l'échéance légale approche.

Sur le terrain

Une campagne qui glissait depuis deux ans

Les entretiens annuels n'ont pas eu lieu depuis deux ans, chaque tentative ayant été balayée par une commande urgente. L'assistant propose la deuxième quinzaine de janvier, quand l'atelier ne tire presque que du courant. Il cale les douze entretiens sur les fins de matinée, repère trois entretiens professionnels dont l'échéance est proche et les place en premier. Fin janvier, onze comptes rendus sont signés.

Un opérateur qui veut passer à la PAO

Lors de son entretien, un opérateur de façonnage dit qu'il voudrait apprendre à préparer un fichier prêt à imprimer. L'assistant le note dans le compte rendu, l'ajoute à la liste des souhaits de formation et le signale au gérant dans le bilan hebdomadaire. Trois mois plus tard, quand il vérifie les suites données, il relance le gérant qui n'a encore rien proposé.

Les mots qu'il emploie chaque jour

Façonnage: Tout ce qui suit l'impression : pliage, rainage, découpe, reliure ; c'est souvent là que se perdent les délais.
Fichier prêt à imprimer: Le document contrôlé en polices, fonds perdus, résolution et profil couleur ; un fichier non conforme est le premier motif de retard.
Bon à tirer: L'accord écrit du client sur l'épreuve : après lui, une erreur de contenu n'est plus imputable à l'imprimeur.

Son métier de départ : Assistant évaluation des performances. Toute l'activité : Impression numérique et reprographie.