Dans une petite reprographie, une absence imprévue se voit tout de suite : la pose d'une vitrophanie prévue chez un client tombe, la seule personne qui sait régler la relieuse n'est pas là, le comptoir ouvre avec une personne seule. Le registre doit être tenu juste, les justificatifs réclamés, et le gérant prévenu de ce que l'absence touche, sans entrer dans ses raisons.

Ce qu'il fait chaque jour chez vous

Enregistrer l'absence dès qu'elle est connueIl note les dates et la nature administrative de l'absence, sans aucun détail médical, et prévient le gérant le matin même.
Lister ce que l'absence met en périlIl croise l'absence avec le planning : poses prévues, tirages en attente de façonnage, commandes dont le bon à tirer est signé pour le lendemain.
Réclamer les justificatifs à tempsIl écrit au salarié pour rappeler la pièce attendue et le délai, avec bienveillance, et relance si elle n'arrive pas.
Suivre les prolongationsIl surveille la date de fin prévue et prévient le gérant dès qu'une prolongation est reçue, pour qu'il réorganise le planning de la semaine suivante.
Préparer le retour du salariéIl prévient le gérant de la date de retour, et prépare avec lui ce qui a changé pendant l'absence : nouvelles commandes, machine réglée autrement, nouveau client.
Transmettre le mois à la paieIl envoie au gestionnaire de paie la liste des absences du mois avec leurs dates et justificatifs, avant la date de clôture des variables.

Sur le terrain

Le poseur absent la veille d'une vitrine

Le poseur se déclare absent le lundi alors qu'une vitrophanie doit être posée le mardi chez un opticien. L'agent enregistre l'absence, prévient le gérant en lui rappelant la pose prévue et propose d'écrire au client un courriel pour décaler, que le gérant relit. Le client accepte le jeudi, et le planning de la semaine est mis à jour.

Une absence longue au poste de presse

Le conducteur principal de la presse couleur est absent pour plusieurs semaines. L'agent prévient le gérant que la seconde conductrice sera seule à maîtriser le calage couleur pendant la période, et que ses congés posés la semaine suivante sont à revoir. Il prépare la liste des commandes couleur prévues pour aider le gérant à décider ce qu'il sous-traite.

Les mots qu'il emploie chaque jour

Façonnage: Tout ce qui suit l'impression : pliage, rainage, découpe, reliure ; c'est souvent là que se perdent les délais.
Bon à tirer: L'accord écrit du client sur l'épreuve : après lui, une erreur de contenu n'est plus imputable à l'imprimeur.
Calage couleur: Le réglage qui assure la constance des teintes d'un tirage à l'autre ; sans profil, la couleur du client n'est jamais la vôtre.

Son métier de départ : Gestionnaire absences. Toute l'activité : Impression numérique et reprographie.