La comptabilité d'une reprographie mélange deux mondes : la caisse du comptoir, avec ses dizaines de petits tickets par jour, et les clients professionnels ou publics qui paient à échéance, parfois des mois après. Côté dépenses, le papier, les consommables, la sous-traitance de finition et la facture au clic du loueur reviennent chaque mois. L'assistant rattache les pièces, passe le courant et lettre les comptes pour qu'on sache à tout moment qui doit quoi à l'atelier.

Dans une entreprise de impression numérique et reprographie, ce poste s'appelle « Secrétaire comptable » (gestion et administration).

Ce qu'il fait chaque jour chez vous

Ventiler les achats de papier et de supportsIl passe les factures du grossiste en distinguant papier, supports grand format et consommables, pour que le coût matière de l'atelier se lise sans retraitement.
Rapprocher la caisse du comptoirIl compare chaque jour les tickets de caisse, les encaissements par carte et les espèces déposées, et signale l'écart avant qu'il ne se perde dans le mois.
Lettrer les règlements des collectivitésIl rapproche les virements des mairies, écoles et départements des factures déposées sur Chorus Pro, souvent réglées en un seul virement pour plusieurs factures, et marque celles qui restent dues.
Rattacher les acomptes aux commandesIl relie chaque acompte encaissé au comptoir ou en ligne à la commande et à la facture finale, pour qu'aucun client ne soit relancé pour une somme déjà réglée.
Comptabiliser la sous-traitance de façonnageIl passe les factures des confrères qui ont fait une reliure ou une découpe pour l'atelier et les rattache à la commande client concernée, pour mesurer la marge réelle.
Réunir les éléments de TVA pour le cabinetIl rassemble les ventes du comptoir, les ventes aux professionnels, les achats et les avoirs du mois, et signale au cabinet les opérations dont le traitement lui pose question.

Sur le terrain

Un virement de mairie pour onze factures

Un virement de 4 382,60 € arrive d'une mairie sans autre libellé que son numéro de mandat. L'assistant retrouve douze factures ouvertes pour cette mairie sur la plateforme publique : onze font exactement ce montant, la douzième, de 96 €, avait été contestée pour un grammage différent de la commande. Il lettre les onze, laisse la dernière ouverte avec une note et prévient le gestionnaire clients.

Un avoir après une coquille

Un client a obtenu un avoir partiel pour des flyers tirés avec une coquille. Avant de le passer, l'assistant vérifie le dossier : le bon à tirer signé portait déjà la coquille, mais le gérant a consenti un geste commercial. Il passe l'avoir avec la mention de cette décision, le rattache à la facture d'origine et classe le courriel du gérant avec la pièce pour le cabinet comptable.

Les mots qu'il emploie chaque jour

Grammage: Le poids du papier au mètre carré : il change le rendu, le prix, le façonnage et le coût d'expédition.
Façonnage: Tout ce qui suit l'impression : pliage, rainage, découpe, reliure ; c'est souvent là que se perdent les délais.
Bon à tirer: L'accord écrit du client sur l'épreuve : après lui, une erreur de contenu n'est plus imputable à l'imprimeur.

Son métier de départ : Assistant comptable. Toute l'activité : Impression numérique et reprographie.