Dans la comptabilité d'une reprographie, une grande partie des achats atterrit sur un compte de fournitures générique : la ramette, le toner, la bâche, la spirale et le coursier partagent la même ligne. Impossible alors de savoir ce que coûte vraiment le grand format face au petit format, ou ce que pèse le façonnage sous-traité. L'analyste reconstitue cette dépense ligne par ligne et la rapproche des comptes.

Ce qu'il fait chaque jour chez vous

Récupérer toutes les dépenses de l'annéeIl rassemble les factures fournisseurs du logiciel de gestion, les relevés de carte bancaire du comptoir et les prélèvements des loueurs de presses, sur la même période.
Affecter chaque dépense à une famille du métierIl range chaque ligne dans une famille propre à l'atelier : papiers par grammage, supports grand format, encres et toners, maintenance, fournitures de façonnage, sous-traitance, déchets.
Réduire la part non classéeIl traite d'abord les plus grosses lignes « divers », en consultant les factures elles-mêmes, et indique chaque mois la part de dépense qui reste sans famille.
Vérifier l'accord avec la comptabilitéIl compare son total par période au grand livre fourni par le comptable et explique chaque écart, avoirs, acomptes ou factures arrivées après la clôture.
Distinguer ce qui est commandé et ce qui est payéIl sépare les achats engagés pour la rentrée et les factures déjà réglées, pour que le gérant voie la dépense à venir et non seulement le passé.
Mettre à part les dépenses exceptionnellesIl isole l'achat d'une plastifieuse, la réparation lourde d'un traceur ou la gâche d'un calage couleur raté sur un gros tirage, pour qu'elles ne faussent pas la tendance.

Sur le terrain

Le grand format qui coûtait plus que prévu

Le gérant pensait le grand format très rentable. En reclassant un an de dépenses, l'analyste a retrouvé les encres latex, les rouleaux de bâche, les œillets et les coursiers de livraison des panneaux, auparavant noyés dans un compte de fournitures. Rapporté au mètre carré imprimé, le coût réel était nettement supérieur à l'estimation, et il l'a présenté avec le détail des familles.

Un « divers » qui fondait

Au départ, près d'un tiers de la dépense était sans famille. L'analyste a ouvert les factures une par une en commençant par les montants les plus élevés : sous-traitance de reliure, pièces de presse, enlèvement des déchets. Au troisième mois, la part non classée était devenue marginale, et il l'indiquait en tête de chaque rapport.

Les mots qu'il emploie chaque jour

Façonnage: Tout ce qui suit l'impression : pliage, rainage, découpe, reliure ; c'est souvent là que se perdent les délais.
Grammage: Le poids du papier au mètre carré : il change le rendu, le prix, le façonnage et le coût d'expédition.
Calage couleur: Le réglage qui assure la constance des teintes d'un tirage à l'autre ; sans profil, la couleur du client n'est jamais la vôtre.

Son métier de départ : Analyste dépenses. Toute l'activité : Impression numérique et reprographie.