En reprographie, une affaire a presque toujours une date de vie : le salon, la rentrée, la remise d'un dossier de concours, l'échéance d'un marché de copies. Un devis encore ouvert dix jours après l'événement n'est plus une opportunité, c'est un oubli qui gonfle le prévisionnel. L'agent suit les devis et les affaires de contrat dans le logiciel de gestion, relève ce qui bouge et ce qui ne bouge plus, et le dit au gérant.

Ce qu'il fait chaque jour chez vous

Rattacher chaque devis à la date de l'événementIl complète les devis ouverts de la date qui les rend caducs, salon, rentrée ou dépôt de dossier, pour que le portefeuille se lise en fonction du calendrier du client et non de la date d'envoi.
Fermer les affaires dépasséesIl liste chaque semaine les devis dont l'événement est passé sans commande, et propose au commercial de les clôturer avec le motif probable, plutôt que de les laisser peser dans le chiffre attendu.
Surveiller les devis rechiffrés à la baisseIl relève les devis réédités avec un grammage plus léger, une quantité réduite ou un façonnage retiré, signe qu'un concurrent a proposé moins cher, et le signale avant qu'un troisième rechiffrage ne passe sous la marge.
Distinguer l'attente du client de l'attente de l'atelierPour une affaire immobile, il regarde si elle attend une réponse du client, un fichier prêt à imprimer, une épreuve à valider ou un chiffrage de l'atelier, parce que la relance ne s'adresse pas à la même personne.
Suivre les renouvellements de contrats de copiesIl place dans le portefeuille, des mois à l'avance, les contrats de reprographie qui arrivent à échéance, avec leur volume en page équivalente A4, pour que leur renouvellement soit préparé et non découvert.
Remettre un portefeuille lisible le lundiIl envoie au gérant l'état des affaires par famille, tirage, grand format, contrats, avec ce qui a avancé, ce qui a reculé et les trois affaires à traiter en priorité dans la semaine.

Sur le terrain

Un catalogue toujours ouvert en janvier

Le prévisionnel de décembre comptait encore un catalogue de fin d'année pour un négociant en vins, chiffré en octobre et relancé deux fois. L'agent rapproche la date de l'affaire de la période des fêtes, constate qu'aucun bon à tirer n'a été demandé et que le client a commandé entre-temps ses étiquettes ailleurs. Il propose de clore l'affaire comme perdue sur le délai et note de reprendre contact en septembre, au moment où le négociant prépare le catalogue suivant.

Trois rechiffrages pour des dépliants

Un même devis de dépliants est réédité trois fois en dix jours : papier passé du 170 g au 135 g, quantité réduite, pliage roulé remplacé par un pli simple. L'agent signale au commercial que la marge du dernier chiffrage est tombée sous le seuil fixé par le gérant et que le client compare manifestement avec un imprimeur en ligne. Le commercial choisit de proposer plutôt un délai garanti au prix du deuxième devis, et l'affaire est signée.

Les mots qu'il emploie chaque jour

Bon à tirer: L'accord écrit du client sur l'épreuve : après lui, une erreur de contenu n'est plus imputable à l'imprimeur.
Grammage: Le poids du papier au mètre carré : il change le rendu, le prix, le façonnage et le coût d'expédition.
Fichier prêt à imprimer: Le document contrôlé en polices, fonds perdus, résolution et profil couleur ; un fichier non conforme est le premier motif de retard.

Son métier de départ : Agent suivi pipeline ventes. Toute l'activité : Impression numérique et reprographie.