Les actes du notaire sont tarifés, mais le conseil, le suivi juridique des sociétés et l'accompagnement patrimonial se convient à part, par une convention d'honoraires écrite. Certains clients reviennent si souvent pour de petites demandes, une copie, une attestation, une question sur leur SCI, qu'un suivi organisé leur coûterait moins de temps et d'inquiétude. D'autres paient un suivi dont ils ne se servent plus. L'agent part de ce que le client demande réellement à l'étude, jamais d'une campagne.

Ce qu'il fait chaque jour chez vous

Compter les sollicitations de chaque client sur l'annéeIl relève pour chaque client les demandes adressées à l'étude hors dossier ouvert, copies de minute, attestations, questions sur les statuts, et repère ceux dont le volume justifie d'en parler au notaire.
Identifier les clients qui se débrouillent seuls à leurs dépensIl repère la SCI familiale qui rédige elle-même ses procès-verbaux d'assemblée, le dirigeant qui modifie ses statuts sans conseil, et note ce que ces bricolages ont déjà coûté en corrections.
Chiffrer le temps passé sur les demandes isoléesIl estime avec le clerc le temps consacré aux demandes ponctuelles d'un client sur un an, pour comparer avec ce qu'un suivi annuel convenu demanderait, sans jamais annoncer de tarif à la place du notaire.
Vérifier la situation du client avant toute propositionAvant d'évoquer un suivi, il s'assure qu'aucune facture n'est en souffrance, qu'aucun différend n'est ouvert avec l'étude et qu'aucun dossier sensible, une succession conflictuelle par exemple, n'est en cours.
Rédiger le projet de proposition d'accompagnementIl prépare pour le notaire un projet décrivant ce que le suivi couvrirait, les actes qui resteraient facturés selon le tarif, et le projet de convention d'honoraires que le notaire relit, modifie et adresse lui-même.
Signaler les suivis devenus inutilesIl repère les conventions de suivi dont le client ne se sert plus, la société dissoute, le patrimoine déjà transmis, et propose au notaire de les alléger plutôt que de les laisser courir.

Sur le terrain

La SCI qui écrivait tous les trois mois

Une SCI familiale cliente de l'étude a sollicité le clerc onze fois dans l'année : modèles de procès-verbaux, question sur une cession de parts entre frères, copie des statuts. L'agent le relève, chiffre le temps passé avec le clerc et prépare pour le notaire un projet de suivi annuel incluant l'assemblée et une revue des statuts. Le notaire l'ajuste au titre de son devoir de conseil et le présente aux associés, qui l'acceptent.

Un suivi qui ne servait plus

L'agent constate qu'une société cliente paie un suivi juridique annuel depuis des années alors que son dernier acte authentique remonte à la cession du fonds. Il le signale au notaire avec l'historique des demandes. Le notaire propose au dirigeant de mettre fin à la convention et de revenir au cas par cas, ce qui renforce la confiance du client envers l'office.

Les mots qu'il emploie chaque jour

Devoir de conseil: L'obligation d'éclairer toutes les parties sur la portée de l'acte, y compris celle qui ne paie pas.
Minute: L'original de l'acte conservé par l'étude ; il ne sort jamais, et ce sont des copies qui circulent.
Acte authentique: L'acte reçu par le notaire, qui a date certaine et force exécutoire ; c'est ce qui distingue le métier.

Son métier de départ : Chargé de montée en gamme client. Toute l'activité : Notariat.