Une étude n'a pas de catalogue mais elle reçoit des demandes de chiffrage : combien coûtera l'acte d'achat, la donation, la constitution d'une société civile. La réponse dépend de la nature de l'acte, des émoluments et des taxes, et le clerc doit la valider. L'assistant commercial administratif prépare ces estimations, enregistre la mission quand le client confirme et suit les relations avec les agences immobilières et les banques qui adressent des dossiers.

Ce qu'il fait chaque jour chez vous

Préparer une estimation des frais d'acteIl calcule à partir du simulateur de l'étude une estimation qui distingue émoluments, débours et taxe de publicité foncière, et la soumet au clerc avant tout envoi au client.
Expliquer la composition des fraisIl rédige un message clair qui rappelle que l'essentiel des frais d'une acquisition revient à l'État et aux collectivités et ne constitue pas la rémunération de l'étude.
Enregistrer une mission confirméeQuand le client confirme, il ouvre la fiche dans le logiciel, joint l'estimation acceptée et prévient le clerc, en précisant le montant de provision demandé sur le compte des fonds de tiers.
Accuser réception des demandes des agencesIl répond aux agences qui transmettent un compromis en confirmant la réception, le nom du clerc et les premières pièces attendues des vendeurs.
Relancer les estimations restées sans suiteIl relance au bout de quelques jours les clients qui ont demandé une estimation de donation ou de succession sans y donner suite, en proposant un rendez-vous de conseil. Le notaire y exerce son devoir de conseil avant tout engagement.
Tenir le fichier des prescripteursIl note pour chaque agence, banque ou conseiller qui adresse des dossiers le nombre de missions transmises et leur avancement, sans jamais y porter de donnée confidentielle d'un client.

Sur le terrain

Un primo-accédant qui veut connaître ses frais

Un jeune couple écrit pour savoir combien prévoir en plus du prix d'un appartement ancien. L'assistant prépare une estimation détaillée, la fait valider par la clerc et l'accompagne d'un message qui explique la part revenant à l'État, la provision à verser avant l'acte authentique et le fait que le décompte définitif leur sera remis avant la signature.

Une agence qui envoie beaucoup de dossiers

En faisant le point du trimestre, l'assistant remarque qu'une agence a transmis douze compromis mais que quatre dossiers attendent toujours des pièces des vendeurs qu'elle représente. Il prépare pour le notaire une note sur ces quatre dossiers et un courriel à l'agence, à valider, qui liste les pièces manquantes vendeur par vendeur, sans rien dire du contenu des actes.

Les mots qu'il emploie chaque jour

Taxe de publicité foncière: Les droits collectés pour le compte de l'État lors de la vente, à reverser dans les délais.
Fonds de tiers: Les sommes reçues pour le compte des clients, déposées sur un compte dédié et contrôlé.
Acte authentique: L'acte reçu par le notaire, qui a date certaine et force exécutoire ; c'est ce qui distingue le métier.
Devoir de conseil: L'obligation d'éclairer toutes les parties sur la portée de l'acte, y compris celle qui ne paie pas.

Son métier de départ : Assistant commercial administratif. Toute l'activité : Notariat.