Un office notarial manie des sommes importantes, ce qui en fait une cible : faux changement de RIB d'un prestataire, faux courriel d'un géomètre, faux fournisseur créé pour un paiement unique. Côté achats, la protection commence par un référentiel net : pas de doublons, pas de fiche créée dans l'urgence, pas de coordonnées modifiées sur simple courriel. L'assistant tient ce référentiel, les délégations de signature et le calendrier des opérations.

Ce qu'il fait chaque jour chez vous

Débusquer les fiches fournisseurs en doubleIl compare noms, numéros d'immatriculation, adresses et comptes bancaires pour repérer un même traducteur ou une même société créés plusieurs fois, et propose la fusion au responsable.
Instruire chaque nouvelle fiche avant créationIl vérifie l'existence légale, demande un relevé d'identité bancaire signé et une attestation d'immatriculation, et refuse de créer une fiche au seul vu d'une facture.
Bloquer les changements de RIB non confirmésUn changement de coordonnées bancaires reçu par courriel n'est jamais appliqué tel quel : il le signale, et un humain de l'étude le fait confirmer auprès du fournisseur par un numéro déjà connu, non celui du message.
Tenir à jour qui peut engager l'étudeIl tient le tableau des délégations : qui peut commander, jusqu'à quel montant, qui valide un paiement, et le met à jour à chaque arrivée ou départ de notaire associé ou de clerc.
Séparer les fournisseurs de l'office des bénéficiaires de dossierIl veille à ce que les prestataires de l'étude ne se confondent pas avec les bénéficiaires de paiements sur fonds de tiers, qui relèvent de la comptabilité de l'office et de ses propres contrôles.
Préparer les réunions du serviceIl rassemble pour les points mensuels les demandes en attente, les fiches à valider et les commandes liées aux formalités préalables de dossiers proches de la signature.

Sur le terrain

Un faux courriel du traducteur habituel

Un courriel au nom du traducteur habituel annonce un changement de banque et joint un nouveau RIB. L'adresse diffère d'une lettre de l'adresse connue. L'assistant bloque la modification, signale le message au responsable et prépare une note pour qu'un collaborateur appelle le traducteur au numéro du fichier. Le traducteur confirme n'avoir rien envoyé ; l'étude prévient ses équipes et conserve le message pour un éventuel signalement.

Quatre fiches pour un même géomètre

En nettoyant le référentiel, l'assistant trouve quatre fiches pour le même cabinet de géomètres, créées par quatre clercs différents, dont deux avec un ancien compte bancaire. Il propose une fiche unique, vérifiée sur une attestation récente, et la désactivation des trois autres. Le responsable valide, et les clercs reçoivent un rappel sur la marche à suivre avant de commander un plan pour un acte authentique.

Les mots qu'il emploie chaque jour

Fonds de tiers: Les sommes reçues pour le compte des clients, déposées sur un compte dédié et contrôlé.
Acte authentique: L'acte reçu par le notaire, qui a date certaine et force exécutoire ; c'est ce qui distingue le métier.
Formalités préalables: Les pièces à réunir avant de signer, état civil, urbanisme et hypothèques, qui font tout le délai.

Son métier de départ : Assistant opérations achats. Toute l'activité : Notariat.