Un office n'est pas une agence et la déontologie encadre sa communication : on ne sollicite pas les particuliers comme on vend un abonnement. Ce qui existe vraiment, ce sont des demandes : un propriétaire qui a rempli le formulaire d'estimation du service négociation, des participants à une réunion sur la transmission du patrimoine, un acquéreur qui a écrit sur une annonce. L'agent leur répond par écrit, vérifie qu'ils ont accepté d'être recontactés et transmet au négociateur ou au notaire.

Ce qu'il fait chaque jour chez vous

Contrôler l'origine de chaque contact avant de répondreIl ne garde dans le fichier que les personnes qui ont elles-mêmes sollicité l'office, formulaire, inscription à une réunion, message sur une annonce, avec la date et l'objet de leur demande.
Respecter les oppositions avant tout envoiIl vérifie que la personne ne s'est pas opposée à recevoir des messages de l'étude et qu'elle n'a pas demandé l'effacement de ses données, et retire du fichier celles qui l'ont fait.
Répondre par écrit aux demandes d'estimationIl accuse réception de la demande d'un propriétaire, explique ce que fait le service négociation de l'office et propose des créneaux de visite du négociateur, sans jamais avancer un prix.
Dire au contact d'où viennent ses donnéesDans le premier message, il indique comment l'office a obtenu ses coordonnées, à quoi elles serviront et comment s'y opposer, en termes simples.
Rappeler le délai de rétractation des mandats signés à distanceQuand un propriétaire signe un mandat de vente hors de l'étude, il lui rappelle par écrit son droit de rétractation et la façon de l'exercer, et le négociateur attend la fin du délai pour engager des frais.
Passer au négociateur les mandats et projets confirmésIl transmet au négociateur ou au notaire chaque contact devenu un projet réel, avec l'historique des échanges, pour que les formalités préalables démarrent sans redemander ce qui est déjà connu.

Sur le terrain

Les inscrits d'une réunion sur les donations

L'office a organisé une réunion publique sur la donation aux enfants. Vingt-deux personnes se sont inscrites et quinze ont coché la case pour être recontactées. L'agent n'écrit qu'à ces quinze, leur rappelle le contenu de la réunion et leur propose un rendez-vous avec un notaire. Six répondent ; il transmet leurs demandes au notaire avec les questions qu'ils avaient posées dans la salle, pour qu'il exerce son devoir de conseil dès le premier entretien.

Un mandat signé au domicile du vendeur

Une propriétaire signe chez elle un mandat de vente avec le négociateur de l'étude. Le soir même, l'agent lui envoie un message rappelant qu'elle peut se rétracter et comment le faire. Le négociateur attend l'expiration du délai avant de commander les photos et de publier l'annonce. La vente sera signée en acte authentique quatre mois plus tard, sans aucune contestation sur le mandat.

Les mots qu'il emploie chaque jour

Devoir de conseil: L'obligation d'éclairer toutes les parties sur la portée de l'acte, y compris celle qui ne paie pas.
Acte authentique: L'acte reçu par le notaire, qui a date certaine et force exécutoire ; c'est ce qui distingue le métier.
Formalités préalables: Les pièces à réunir avant de signer, état civil, urbanisme et hypothèques, qui font tout le délai.

Son métier de départ : Agent de prospection B2C. Toute l'activité : Notariat.