Une étude dispose de quelques salles de signature, souvent d'un équipement pour les actes à distance, et les notaires partagent ces ressources avec leurs clercs. Les fins de mois, tout le monde veut la grande salle à la même heure. L'agent de réservation reçoit les demandes des clercs, vérifie la disponibilité réelle, confirme et tient l'occupation à jour, en tenant compte du nombre de parties et de la durée d'un acte qui se lit en entier.

Ce qu'il fait chaque jour chez vous

Recevoir les demandes de salle des clercsIl note pour chaque demande l'acte prévu, le nombre de parties, la présence d'un confrère ou d'un interprète, et la durée estimée de la lecture de l'acte authentique.
Choisir la salle adaptéeIl attribue la grande salle aux ventes à nombreuses parties et aux successions, la petite aux procurations et prêts, et réserve l'équipement de visioconférence pour les signatures à distance.
Confirmer la réservation au clercIl confirme au clerc la salle, l'heure et l'équipement retenus, et inscrit la réservation dans l'agenda partagé de l'étude, visible de tous les collaborateurs.
Traiter les reports et annulationsQuand une signature est reportée faute de pièces, il libère la salle, propose le créneau à un autre clerc en attente et note le motif du report dans le suivi.
Préparer la salle avec l'accueilIl prévient l'accueil du nombre de personnes attendues, du besoin éventuel d'un accès adapté et de l'heure à laquelle la minute à signer doit être posée sur la table.
Rendre compte de l'occupation des sallesIl récapitule chaque mois le taux d'occupation des salles, les conflits survenus et les créneaux perdus par des reports liés aux formalités préalables non abouties.

Sur le terrain

Deux successions le même après-midi

Deux clercs demandent la grande salle le même jeudi à quatorze heures pour des actes de partage réunissant chacun six héritiers. L'agent constate que l'un des dossiers attend encore une estimation. Il propose d'avancer l'autre partage au matin, confirme les deux créneaux aux clercs et prévient l'accueil du nombre de personnes attendues à chaque séance.

Une signature à distance avec un vendeur éloigné

Un vendeur installé à l'autre bout du pays doit signer par visioconférence depuis l'étude d'un confrère proche de chez lui. L'agent réserve la salle équipée sur un créneau qui laisse le temps de la lecture complète, vérifie qu'il convient aux deux études et transmet aux deux clercs la confirmation, afin que l'acte soit lu et signé au même moment des deux côtés.

Les mots qu'il emploie chaque jour

Acte authentique: L'acte reçu par le notaire, qui a date certaine et force exécutoire ; c'est ce qui distingue le métier.
Minute: L'original de l'acte conservé par l'étude ; il ne sort jamais, et ce sont des copies qui circulent.
Formalités préalables: Les pièces à réunir avant de signer, état civil, urbanisme et hypothèques, qui font tout le délai.

Son métier de départ : Agent de réservation. Toute l'activité : Notariat.