Une absence imprévue dans une étude n'est pas qu'une ligne de registre : un clerc arrêté laisse des signatures fixées, des clients qui attendent une réponse et des délais qui courent, comme une préemption à purger ou une déclaration de succession à déposer. Le gestionnaire enregistre l'absence sans rien de médical, réclame le justificatif, transmet à la paie, et dresse la liste des dossiers à reprendre.

Ce qu'il fait chaque jour chez vous

Enregistrer l'absence sans rien de médicalIl note les dates et la nature administrative de l'absence, et range le justificatif reçu sans en lire ni en reporter le contenu médical.
Lister les dossiers touchés par l'absenceDès l'absence connue, il sort du logiciel de l'étude les dossiers du clerc absent avec leurs prochaines échéances : signatures, formalités préalables, réponses attendues.
Signaler les délais qui courentIl met en tête de la liste les délais qui ne s'arrêtent pas avec l'absence : purge du droit de préemption, échéance d'une offre de prêt, dépôt d'une succession.
Prévenir les clients d'un changement d'interlocuteurUne fois le dossier réaffecté par le notaire, il prépare le courriel informant le client du nom de son nouveau contact, sans rien dire de la cause de l'absence.
Envoyer au prestataire de paie les absences du moisIl envoie chaque mois au prestataire de paie les absences du mois, avec leurs dates et leur nature, pour les bulletins et la caisse de prévoyance de la profession.
Organiser le retour du clercAvant la reprise, il prépare avec le notaire la liste de ce qui a été fait sur ses dossiers pendant l'absence, et prévient le service de santé au travail quand une visite est prévue.

Sur le terrain

Un arrêt la veille d'une signature

Un clerc est arrêté un jeudi soir ; il devait suivre le vendredi la signature d'un acte authentique de vente. L'agent sort dès le matin la liste de ses dossiers : cette vente, deux promesses en cours et une succession. Il la transmet au notaire, qui confie la signature à une collègue. L'agent prépare le courriel informant les parties du changement, et la signature a lieu à l'heure prévue.

Une absence longue et des fonds qui attendent

Une formaliste est absente plusieurs semaines. En listant ses dossiers, l'agent repère trois ventes signées dont les formalités n'ont pas été déposées, et des fonds de tiers qui attendent le retour de publication pour être répartis. Il les signale en premier au notaire, qui confie les dépôts à un autre formaliste, et note la date de reprise pour faire le point avec elle à son retour.

Les mots qu'il emploie chaque jour

Purge du droit de préemption: L'attente de la réponse des titulaires d'un droit de priorité avant de pouvoir signer.
Acte authentique: L'acte reçu par le notaire, qui a date certaine et force exécutoire ; c'est ce qui distingue le métier.
Formalités préalables: Les pièces à réunir avant de signer, état civil, urbanisme et hypothèques, qui font tout le délai.
Fonds de tiers: Les sommes reçues pour le compte des clients, déposées sur un compte dédié et contrôlé.

Son métier de départ : Gestionnaire absences. Toute l'activité : Notariat.