Une étude accumule des projets arrêtés à mi-chemin : un projet de donation-partage envoyé à une famille qui ne s'est jamais accordée, un testament préparé et jamais signé, une estimation pour un achat qui ne s'est pas fait. Ces dossiers encombrent les clercs et laissent parfois un client sans la protection qu'il croyait avoir. L'agent relit chaque dossier, retrouve où il s'est arrêté et prépare une relance qui permet au client de trancher.

Ce qu'il fait chaque jour chez vous

Dresser la liste des projets en sommeilIl relève dans le logiciel les dossiers sans mouvement depuis plusieurs mois : projets de donation, testaments non signés, conventions d'honoraires jamais revenues, ventes en suspens.
Comprendre où chaque projet s'est arrêtéIl relit les échanges et les notes du clerc pour savoir si le projet attend une décision de la famille, une pièce, un accord entre héritiers ou s'il a été abandonné sans le dire.
Trouver le motif utile pour écrireLe devoir de conseil ne s'arrête pas à l'envoi d'un projet ; il cherche donc une raison réelle de reprendre contact : un projet de testament non signé ne protège personne, une évaluation de bien a vieilli, un enfant est devenu majeur.
Rédiger une relance qui laisse déciderIl écrit au client un courrier simple qui rappelle le projet, ce qu'il produira une fois signé et ce que l'absence de décision implique, et le soumet au notaire avant envoi.
Classer les dossiers abandonnésQuand le client répond qu'il renonce ou ne répond pas après deux relances, il propose au notaire de clore le dossier et prépare le courrier de clôture qui le confirme.
Remettre au clerc ce qui repartQuand un projet est relancé, il transmet le dossier au clerc avec la réponse du client et la liste des pièces à actualiser pour reprendre les formalités préalables.

Sur le terrain

Un testament préparé, jamais signé

En listant les dossiers sans mouvement, l'agent trouve un projet de testament préparé pour une veuve il y a huit mois, sans rendez-vous de signature. Le dossier montre qu'elle voulait avantager un petit-fils handicapé. Il rédige pour le notaire un courrier qui rappelle que le projet n'a aucun effet tant qu'il n'est pas reçu et propose deux dates. Le notaire le signe, et l'acte authentique du testament est reçu le mois suivant.

Une donation-partage bloquée par un enfant

Un projet de donation-partage dort depuis un an parce que l'un des trois enfants n'avait pas répondu. L'agent relit les échanges, constate que l'évaluation du bien date de deux ans et prépare un courrier aux parents qui leur demande s'ils veulent poursuivre, avec une évaluation à actualiser. Les parents répondent qu'ils y renoncent pour l'instant ; l'agent propose au notaire de clore le dossier et rédige la lettre de clôture.

Les mots qu'il emploie chaque jour

Acte authentique: L'acte reçu par le notaire, qui a date certaine et force exécutoire ; c'est ce qui distingue le métier.
Devoir de conseil: L'obligation d'éclairer toutes les parties sur la portée de l'acte, y compris celle qui ne paie pas.
Formalités préalables: Les pièces à réunir avant de signer, état civil, urbanisme et hypothèques, qui font tout le délai.

Son métier de départ : Agent de relance commerciale. Toute l'activité : Notariat.