Une étude raisonne en dossiers en cours par collaborateur, en délais de signature et en charge de fin de mois. Les associés veulent savoir si un clerc est noyé, si le service successions tient la cadence ou si une embauche se justifie. L'analyste RH croise les extractions de la paie, du logiciel de rédaction et des absences pour produire des chiffres qu'on peut défendre devant les associés.

Ce qu'il fait chaque jour chez vous

Mesurer la charge réelle de chaque rédacteurIl rapproche le nombre de dossiers ouverts par clerc dans le logiciel de rédaction de ses heures de présence, et distingue les dossiers en attente de pièces de ceux qui demandent un vrai travail.
Vérifier les extractions avant de les croiserIl contrôle que l'extraction de la paie et celle du logiciel portent sur la même période et les mêmes personnes, et réclame la bonne version plutôt que de calculer sur une base décalée.
Suivre le délai entre ouverture et signatureIl mesure, par service, le temps qui sépare l'ouverture d'un dossier de la signature de l'acte authentique, pour montrer aux associés où les formalités préalables et la purge du droit de préemption pèsent le plus.
Protéger les chiffres trop petitsDans une étude de quinze personnes, un indicateur par service désigne vite une personne ; il regroupe les catégories quand l'effectif est trop faible et le dit dans la note.
Expliquer un écart avant de le publierQuand un chiffre bouge fortement, il cherche d'abord la raison, départ, congé long, pic de signatures, et la propose au notaire avec le chiffre, pour qu'aucune conclusion hâtive ne circule.
Remettre le point mensuel aux associésIl rédige chaque mois un rapport court : effectif, absences, charge par service, recrutements ouverts, avec une page de commentaires lisible en réunion d'associés.

Sur le terrain

Le service successions semblait sous-chargé

L'extraction montrait que les deux clercs du service successions avaient moitié moins de dossiers que ceux de l'immobilier. L'analyste vérifie la durée de vie des dossiers : une succession reste ouverte de longs mois, avec déclarations, inventaire et partage, quand une vente se signe en quelques semaines. Il refait le calcul en dossiers traités par mois et en étapes franchies, et montre aux associés que le service est au contraire à sa limite.

Une extraction de paie décalée d'un mois

En préparant le rapport de juin, l'analyste constate que la paie extraite couvre mai et que deux arrivées manquent. Plutôt que de livrer un taux d'absentéisme faux, il réclame la bonne extraction au gestionnaire de paie en précisant les dates attendues. Le rapport sort avec un jour de retard, et le notaire gérant reçoit une note qui dit pourquoi.

Les mots qu'il emploie chaque jour

Acte authentique: L'acte reçu par le notaire, qui a date certaine et force exécutoire ; c'est ce qui distingue le métier.
Formalités préalables: Les pièces à réunir avant de signer, état civil, urbanisme et hypothèques, qui font tout le délai.
Purge du droit de préemption: L'attente de la réponse des titulaires d'un droit de priorité avant de pouvoir signer.

Son métier de départ : Analyste RH. Toute l'activité : Notariat.