Une étude détient pour ses clients des sommes considérables, souvent pendant quelques jours seulement : prix de vente reçu de la banque la veille de la signature, reversé ensuite au vendeur, aux créanciers, au Trésor. Ce compte est contrôlé chaque année, et l'écart le plus minime doit pouvoir s'expliquer. L'agent de rapprochement compare chaque mouvement du relevé aux écritures des dossiers, tient les suspens et alerte avant qu'un écart ne vieillisse.

Ce qu'il fait chaque jour chez vous

Rapprocher le compte des clients chaque matinIl confronte chaque mouvement de la veille sur le compte des fonds de tiers aux écritures des dossiers, virement par virement, et n'arrondit rien, même d'un centime.
Rapprocher le compte de fonctionnement de l'officeIl traite à part le compte de l'étude, loyers, salaires, émoluments prélevés, pour que jamais un mouvement de fonctionnement ne se glisse dans le rapprochement des clients.
Tenir la liste des suspensIl inscrit chaque mouvement non rapproché avec sa date, son montant et l'hypothèse la plus probable, et le suit jusqu'à ce qu'un dossier l'explique ou qu'une correction soit passée.
Vérifier les reversements à l'ÉtatIl contrôle que les sommes collectées au titre de la taxe de publicité foncière et des autres droits sortent bien du compte des clients dans les délais attendus par la comptabilité.
Alerter sur les mouvements inhabituelsUn virement entrant sans dossier, une sortie vers un bénéficiaire inconnu du dossier ou un montant qui ne correspond à aucun acte authentique fait l'objet d'une alerte immédiate au notaire.
Remettre l'état de rapprochement du moisIl établit en fin de mois l'état de rapprochement des deux comptes, avec les suspens restants et leur explication, prêt à être présenté lors de l'inspection annuelle.

Sur le terrain

Un virement de 0,40 euro de trop

Le rapprochement du matin fait apparaître une différence de quarante centimes sur un prix de vente reçu. L'agent remonte au dossier et constate que la banque a viré le montant de l'offre arrondi différemment du décompte. Il inscrit le suspens, prévient le clerc et le comptable, qui décident de son traitement ; sur ce compte, même un centime doit trouver son explication.

Une demande de changement de coordonnées du vendeur

La veille d'une signature, un courriel prétendument du vendeur demande que le prix soit versé sur un nouveau compte à l'étranger. L'agent, qui prépare les sorties du lendemain, relève que l'adresse d'envoi diffère légèrement de celle du dossier. Il alerte le notaire et le clerc, et ne prépare aucune sortie vers ce compte tant que le vendeur n'a pas confirmé en personne à l'étude.

Les mots qu'il emploie chaque jour

Fonds de tiers: Les sommes reçues pour le compte des clients, déposées sur un compte dédié et contrôlé.
Taxe de publicité foncière: Les droits collectés pour le compte de l'État lors de la vente, à reverser dans les délais.
Acte authentique: L'acte reçu par le notaire, qui a date certaine et force exécutoire ; c'est ce qui distingue le métier.

Son métier de départ : Agent de rapprochement bancaire. Toute l'activité : Notariat.