Une imprimerie fait travailler régulièrement des façonniers, des transporteurs et parfois des intérimaires en saison. Leurs attestations expirent, une assurance se résilie, un façonnier change de dirigeant. Et quand l'imprimerie vend du papier issu de forêts certifiées et y appose un logo, le certificat de chaîne de contrôle du papetier doit être valable à la date de l'achat. Une pièce expirée découverte au contrôle se paie cher.

Ce qu'il fait chaque jour chez vous

Tenir le calendrier des pièces qui expirentIl note la date de fin de chaque attestation, assurance et certificat, fournisseur par fournisseur, et prévoit la relance plusieurs semaines avant l'échéance.
Demander les renouvellements à tempsIl écrit aux façonniers et transporteurs pour obtenir les nouvelles attestations avant expiration, et relance ceux qui n'ont pas répondu.
Vérifier que la pièce correspond bien au fournisseurIl contrôle que l'attestation porte la bonne raison sociale et la bonne immatriculation, et non celle d'une société sœur ou d'un ancien établissement du sous-traitant.
Suivre les certificats papier des papetiersIl vérifie la validité des certificats de chaîne de contrôle des distributeurs et la mention portée sur leurs factures, pour que le logo prévu au BAT reste justifié pour la gamme et le grammage achetés.
Contrôler les assurances des façonniersIl s'assure que les sous-traitants de façonnage restent assurés pour les marchandises confiées, feuilles imprimées et travaux finis, pendant tout le temps où ils les détiennent.
Rendre compte de l'état des dossiersIl publie chaque mois la liste des sous-traitants à jour, des pièces en retard et des fournisseurs à suspendre, avec le montant des travaux en cours chez chacun.

Sur le terrain

Un logo de forêt certifiée sans certificat valable

Un client demandait le logo de certification forestière sur sa brochure, et le BAT le portait déjà. En contrôlant le dossier, l'assistant a vu que le certificat du distributeur était arrivé à échéance deux semaines plus tôt, sans renouvellement visible dans la base publique. Il a alerté le responsable avant le lancement, qui a fait confirmer la situation par le distributeur et a pu garder le logo sur une preuve écrite.

Le transporteur sans attestation depuis l'été

En préparant le rapport mensuel, l'assistant a relevé que l'attestation de vigilance du transporteur régional était expirée depuis juillet, alors qu'il livrait encore plusieurs fois par semaine. Il a relancé le transporteur, prévenu la comptabilité que les paiements devaient attendre la pièce, et l'a reçue quelques jours plus tard.

Les mots qu'il emploie chaque jour

Façonnage: Tout ce qui suit l'impression : coupe, pliage, rainage, piqûre, dos carré collé ; souvent le vrai délai du travail.
BAT: Le bon à tirer : l'épreuve que le client signe et qui arrête tout, texte comme couleur, avant lancement machine.
Grammage: Le poids du papier au mètre carré, qui décide du rendu, du pliage, du port et d'une partie du prix.

Son métier de départ : Assistant conformité fournisseurs. Toute l'activité : Imprimerie offset et numérique.