Les commerciaux d'une imprimerie vendent un prix qui contient une grosse part de papier qu'ils ne maîtrisent pas, et une part d'heures machine qu'ils ne voient pas. Si la commission se calcule sur le chiffre d'affaires brut, une hausse du papier gonfle les primes sans marge en face. Le responsable de l'administration des ventes écrit les règles, découpe les portefeuilles et veille à ce que chaque devis signé arrive proprement en fabrication.

Ce qu'il fait chaque jour chez vous

Écrire le circuit du devis à l'ordre de fabricationIl formalise les étapes que suit une affaire, demande, devis dans le MIS, accord écrit, réception des fichiers, BAT, lancement, et ce qui doit être rempli à chacune pour que l'atelier ne reçoive rien d'incomplet.
Répartir les clients entre commerciaux et agencesIl tient la répartition des comptes par zone, par secteur ou par type de client, éditeurs, agences, collectivités, et règle par écrit le cas du client qui passe par une agence suivie par un autre.
Calculer les commissions sur la margeIl calcule chaque mois les commissions selon la règle écrite, en séparant ce qui relève du papier refacturé, de la sous-traitance de façonnage et de la valeur ajoutée de l'atelier.
Relever les cas que le plan ne tranche pasIl signale à la direction les situations ambiguës, réimpression d'un travail apporté par un ancien commercial, client commun à deux portefeuilles, et propose une règle à valider.
Suivre les devis en attente de réponseIl produit chaque semaine la liste des devis envoyés et non signés, par commercial et par montant, avec ceux dont la date de livraison demandée approche dangereusement.
Préparer la revue commerciale du moisIl rassemble taux de transformation des devis, marge par commercial, part des heures machine vendues et retards de lancement causés par des dossiers incomplets, pour la réunion de direction.

Sur le terrain

Des commissions qui montent avec le papier

Après une forte hausse du papier, le chiffre d'affaires de l'équipe monte de 18 % alors que la marge stagne, et les commissions suivent le chiffre. Le responsable de l'administration des ventes isole la part du papier refacturé dans les factures du trimestre, montre l'écart à la direction et propose une règle sur la valeur ajoutée. La nouvelle règle est validée, écrite et annoncée avant le trimestre suivant.

Un client partagé entre deux commerciaux

Une agence suivie par un commercial commande pour un éditeur que suit un autre. Les deux revendiquent la commission. Le responsable relit le plan, constate qu'il ne dit rien du cas, prépare deux options écrites avec leurs effets sur l'année écoulée et les soumet au directeur commercial. La décision est consignée dans le plan, avec sa date, pour les cas suivants.

Les mots qu'il emploie chaque jour

MIS: Le logiciel de gestion de l'imprimerie (Masterprint, Cadratin, GamSys…) : il chiffre le devis, lance l'ordre de fabrication et crée le premier JDF.
BAT: Le bon à tirer : l'épreuve que le client signe et qui arrête tout, texte comme couleur, avant lancement machine.
Façonnage: Tout ce qui suit l'impression : coupe, pliage, rainage, piqûre, dos carré collé ; souvent le vrai délai du travail.

Son métier de départ : Responsable administration des ventes. Toute l'activité : Imprimerie offset et numérique.